Une gouvernance de l’information saine doit passer par la valeur ajoutée humaine

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Sommaire du dossier sur la gouvernance de l'information :

• Gouvernance de l'information numérique : les chiffres et les tendances du rapport 2022
• Méthodologie pour conduire son projet de gouvernance de l’information numérique
• Une gouvernance de l’information saine doit passer par la valeur ajoutée humaine
• RTE : la gouvernance de l'information par et pour les métiers
• La gouvernance de l’information vue par les éditeurs de solutions

De nombreux professionnels estiment que l'information est trop cloisonnée au sein de leur organisation. Comment la gouvernance de l'information peut-elle les aider ?

À mes yeux, une gouvernance de l’information saine doit avant tout passer par la valeur ajoutée humaine. La dimension humaine est un rouage essentiel à côté des aspects techniques et organisationnels. L’humain doit rester au centre comme un acteur privilégié.

La gouvernance de l’information devient ainsi un moyen pour inculquer une certaine culture informationnelle au sein d’une entité que celle-ci soit publique ou privée. Une culture informationnelle forte permet de responsabiliser l’ensemble des acteurs d’une entité.

On touche là à une notion essentielle de responsabilité partagée indispensable à toute gouvernance efficace. J’ajoute qu’une gouvernance informationnelle forte requiert également des compétences fortes dans le domaine de la gestion de l’information et des données : archivistique, bibliothéconomie, sciences de l’information… 

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Quel type d'outils faut-il privilégier pour mettre en place une gouvernance de l'information efficace ?

Les outils de la gouvernance informationnelle relèvent de trois grands domaines : l’organisation, la technique et l'humain. Dans le domaine organisationnel, il convient d'établir un certain nombre de règles de gestion : la création de l’information, sa classification, sa diffusion, sa protection, son sort final, et le contrôle qualité de l’information. Ces règles doivent être accompagnées d’outils et de bonnes pratiques telles que la définition des rôles et responsabilité de chaque acteur et l’évaluation des risques informationnels (perte, vol, dégradation…). L’ensemble de ces règles doit être défini dans une charte ou une politique institutionnelle.

Du côté des outils techniques, il faut des solutions capables de soutenir concrètement l’implémentation des règles de gestion. Il est important que ces outils soient en phase avec les besoins des utilisateurs mais aussi avec les pratiques. L’erreur souvent constatée consiste à privilégier les besoins au détriment des pratiques réelles. 

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Au-delà des outils, quel accompagnement faut-il prévoir ?

L’aspect managérial s’avère crucial dans la réussite d’un projet de gouvernance informationnelle. Il doit assurer la conduite au changement et la création d’une culture informationnelle au sein des organisations. 

Or je constate que le rôle de l’expertise métier n’est pas encore affirmé au niveau des décideurs. Ceux-ci ne sont pas toujours conscients de la plus-value apportée par les gestionnaires de l’information, par les records managers ou par les archivistes. Il reste encore beaucoup de travail à mener pour valoriser l’apport de ces métiers à la bonne marche des organisations.

Il faut reconnaître que nous sommes nous-mêmes, spécialistes de la gestion, en partie responsables de ce manque de visibilité. Nous ne sommes malheureusement pas les meilleurs vendeurs de notre savoir-faire ni de notre rôle de médiateur entre l’information et le destinataire de cette information !

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L'intelligence artificielle et la « robotic process automation » (RPA) ont-ils un rôle à jouer dans la gouvernance de l'information ?

L’intelligence artificielle joue déjà un rôle et aura de plus en plus d’importance dans le domaine de la gouvernance informationnelle notamment dans la qualification des données. L’IA permet par exemple de rendre exploitable des gisements de données grâce à un enrichissement des métadonnées. Elle s’avère très utile dans un monde marqué par l’infobésité.

Faire attention toutefois à maintenir une forte implication humaine si l’on veut éviter les risques de biais cognitifs ou algorithmiques souvent fréquents dans les algorithmes. 

La RPA, quant à elle, s’avère très utile pour éliminer les tâches répétitives et fastidieuses. Les gestionnaires peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La RPA permet en outre de réduire les erreurs humaines. Mais comme toute technologie, la RPA a également le potentiel de supprimer des emplois. C’est un point de vigilance qu’il convient d’avoir à l’esprit.  

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