cabinet Entreprise&personnel : le collaboratif soutient les RH

Depuis début 2009, le cabinet de conseil en ressources humaines Entreprise&personnel utilise la solution collaborative Knowledge Plaza pour la gestion documentaire au service de son réseau d’adhérents. Si elle montre l’importance d’une direction engagée et les gains au quotidien, cette expérience souligne que l’outil ne fait pas tout.

« Le déploiement de cet outil permet aux producteurs internes et externes d’y mettre leur document en donnant une cohérence à l’ensemble, et permet en outre de suivre l’activité du réseau. Les infos peu accessibles le deviennent. » Pour Branka Ivancic, documentaliste chez Entreprise&personnel, l’adoption de la solution collaborative Knowledge Plaza a notablement amélioré la gestion documentaire de l’entreprise. Concrètement, Les utilisateurs ajoutent au portail Knowledge Plaza de l’informationqui peut être un site web, une référence, un document, un contact ou tout autre type de fichier. Ces informations sont ensuite enrichies de tags, descriptions, commentaires et marque-pages, permettant d’améliorer la qualité de la recherche documentaire. Si Entreprise&personnel ne l’a pas déployé, il est également possible de regrouper et d’annoter ces informations au sein d’un wiki. C’est suite à un changement de direction qu’est prise la décision d’implémenter un outil collaboratif. « KP [ainsi qu’est surnommée la solution au sein de l’entreprise], déployé début 2009, relate Branka Ivancic, correspond bien à l’idée que la DG s’était faite d’un outil permettant participation et échange de tous. Elle avait une volonté forte de mettre un terme à l’habitude d’un travail individuel. » Mais au quotidien, la documentaliste demeure la référente KP, et c’est principalement elle qui alimente le portail en contenu, « même si tout le monde peut – et même doit – le faire. Mais ce n’est quand même pas comme avec notre précédent outil documentaire, Cadic Intégrale, où c’était moi à 90 % ». En dépit de ses qualités ergonomiques et intuitives, Knowledge Plaza se heurte à une problématique de résistance au changement, Branka Ivancic évoque-t-elle « un blocage lié à l’idée de mettre au vu et au su de tous son travail, et donc de s’exposer au jugement des collègues. Cela dit, tout le monde s’y met petit à petit, s’approprie progressivement l’idée de partager ce que l’on fait ».

folksonomie et indexation contrôlée

Autre problématique soulevée par la pratique d’un tel outil collaboratif : le juste équilibre à trouver entre folksonomie et indexation contrôlée. « L’outil offre la possibilité de bloquer la liste de motsclés, explique la documentaliste, mais par peur de freiner la démarche collaborative, la direction a choisi de ne pas le faire ». Pourtant un minimum de contrôle sur les entités reste souhaitable. Une liste a été établie, « loin d’être un thesaurus, juste une liste de thèmes, qu’il s’agit de consulter avant de taguer », mais à l’usage chacun utilise ses propres termes, et « aujourd’hui, il y a plus de 400 concepts », déplore Branka Invancic, qui régulièrement en regroupe et en supprime. Par conséquent, elle ne se reconnaît pas dans le paradigme d’un passage d’une fonction de documentaliste à celle de gestionnaire des connaissances : « Je fais encore de la recherche documentaire, de l’indexation, du contrôle d’indexation. Je me définis plutôt comme une documentaliste, dont les processus professionnels évoluent ». Peut-être le prochain déploiement d’une sorte de KP allégé, accessible aux adhérents, et donc passant à une dimension supérieure du travail collaboratif fera-t-il prendre à la documentaliste ce fameux virage vers la gestion des connaissances ?

Entreprise&personnel en bref

Créé il y a une quarantaine d’années, Entreprise&personnel dispense dans le domaine des ressources humaines des prestations d’études et de veille, de conseil ainsi que de formation auprès de ses adhérents. Carrefour, Le Crédit agricole, la RATP, Danone ou encore Radio France, pour ne citer que quelques-uns de ceux-ci, bénéficient des résultats d’une veille permanente sur l’actualité et l’évolution des enjeux du domaine des ressources humaines. L’entreprise, basée à Paris et forte d’une trentaine de collaborateurs, outre ses activités de conseil, permet également à ses adhérents de bénéficier d’échanges d’expériences.

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