Infodoc : la gouvernance, c'est maintenant !

Où mener son système d’information ? De plus en plus, la question se pose, sous la pression, d’une part, de l’infobésité – ou du big data – et, d’autre part, de l’hétérogénéité des applications, des serveurs et des terminaux, fixes et mobiles, des formats, etc. Difficile, voire impossible de tout remettre à plat pour repartir de zéro. Il faut « faire avec ». Pas n’importe comment, mais en répondant selon des priorités, à commencer par celle d’assurer l’accès à l’information et aux documents. De quoi pouvoir mener et développer sereinement l’activité de son organisation

Une récente étude réalisée par le cabinet SerdaLab pointait la persistance du problème posé par l’infobésité : les entreprises continuent à subir des flux d’information incessants et hétérogènes (1). Résultat : 80 % d’entre elles s’estiment confrontées à une problématique de gouvernance documentaire. Les interrogations sont légion : quel modèle de gestion de l’information mettre en place ? Avec qui ? Pour quels objectifs ? Quelle place pour les réseaux sociaux d’entreprise ? Quid de la sécurité de l’information ?

Mais avant de poser ces questions, il faut prendre conscience du constat suivant : 50 % des organisations interrogées n’ont pas de politique de gouvernance documentaire. Un taux qu’il convient de nuancer car la situation diffère selon les secteurs. Les entreprises privées sont les plus engagées (62 % ont mis en place une gouvernance documentaire), en particulier dans les domaines des services et de l’industrie. En revanche, moins de la moitié (46 %) des organisations publiques y sont passées et seulement 30 % des associations et des organisations non gouvernementales.

Les obstacles à la mise en place de politiques de gouvernance documentaire sont désormais bien identifiés : manque de volonté des décideurs, ignorance des dangers encourus, méconnaissance des méthodologies et des logiciels, compressions budgétaires… Tous ces freins ne disparaîtront pas du jour au lendemain. Mais, d’ores et déjà, différentes pistes de réflexion sont engagées et développées dans les pages qui suivent : organiser le partage d’informations, définir des règles de procédures en matière documentaire en pensant la pérennité des documents, maîtriser les risques liés à la gestion documentaire et valoriser les informations en tant que capital immatériel de l’organisation.

Part ailleurs, Françoise Rossion apporte son point de vue de spécialiste de la gestion des connaissances.

Sommaire du dossier :

• de l'huile dans l'accès et le partage
• règles et process : oui, mon référentiel !
• Françoise  Rossion : "une personne responsable de la gouvernance"
• traquer les risques
• chères connaissances

(1) Livre blanc « La gouvernance documentaire dans les organisations françaises », 2e enquête SerdaLab, mars 2012 : www.serdalab.com.