Archives du sport et protection des données personnelles : la Cnil rappelle les règles du jeu

Les sportifs ne battent pas seulement des records, ils produisent également de nombreuses archives : carnets d’entraînement, procès-verbaux de réunion, affiches, dossiers d’organisation d’un événement, photographies, vidéos... Indispensables pour améliorer les performances des sportifs mais aussi utiles pour constituer une mémoire du sport, ces archives doivent cependant respecter la réglementation en matière de protection des données personnelles.

"La réglementation sur la protection des données personnelles (RGPD) s’applique à l’ensemble des documents d’archives publiques ou privées comportant des données qui se rapportent à des personnes physiques directement identifiées ou identifiables" rappelle la Cnil. Il peut s'agir par exemple de messagerie, de fichiers bureautiques ou de vidéos de compétition. Premier principe, la limitation des durées de conservation impose de mettre en place différentes mesures pour organiser la gestion du cycle de vie des données personnelles traitées, et les durées de conservation associées.  

Dépôt à des fins historiques

Pour autant, il convient de faire preuve de souplesse : "certaines informations doivent ou peuvent être conservées sans limitation de durée, dès lors qu’elles présentent, à l’issue de la phase d’exploitation courante ou de leur utilité administrative, un intérêt historique"précise la Cnil ; "les données sont alors conservées à des fins archivistiques dans l’intérêt public ou à des fins de recherche scientifique ou historique. Au plan réglementaire, dans le secteur du sport, il n’existe pas de recensement des documents à conserver à ces fins. En pratique, il appartiendra à chaque acteur d’apprécier, au cas par cas, ce qui est susceptible d’y entrer au nom de la mémoire du sport français."

La réglementation en matière de protection des données personnelles n'est cependant pas la même selon qu'il s'agit d'archives sportives publiques ou d'archives sportives privées. Les premières concernent les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public. Les secondes relèvent de l’activité de tous les organismes ne produisant pas d’archives publiques. Elles ne sont donc soumises à aucune obligation juridique de conservation et de dépôt à des fins historiques.

La Grande Collecte des archives du sport

La Cnil préconise une série de bonnes pratiques pour se conformer à la réglementation : lors de la création d’un fichier, a-t-on identifié quels pourraient être les documents présentant un intérêt historique et entrant possiblement dans le champ d’une conservation sans limitation dans le temps ? A-t-on veillé à ne pas généraliser la conservation sans limitation dans le temps des documents comportant des données personnelles sur les sportifs, les dirigeants fédéraux, les présidents de clubs, etc. ? Si un délégué à la protection des données (DPO/DPD)a été désigné, celui-ci a-t-il été sollicité pour échanger sur la durée de conservation sans limitation dans le temps des données ?

À l’occasion des Jeux olympiques et paralympiques 2024, une "Grande Collecte des archives du sport" est organisée par le Service interministériel des Archives de France. Les fédérations sportives, les équipementiers et les citoyens sont invités à verser leurs archives aux services d'archives participant à l'opération.