Sommaire :
- Dossier : Les éditeurs face à l’IA : comment vos outils se réinventent
- Les fraudeurs utilisent l’IA, les éditeurs antifraude aussi
- Comment les solutions de gestion documentaire embarquent l’IA
- IA et digital workplace : une révolution maîtrisée par les éditeurs
- L'IA, alliée des logiciels de veille
Il n’aura fallu que quelques mois pour que l’intelligence artificielle (IA) s’invite dans les solutions de gestion électronique de documents (Ged). Les uns après les autres, les éditeurs intègrent l’IA dans leurs outils avec, à la clé, des promesses alléchantes : classification et indexation automatique des documents grâce à l’apprentissage automatique (machine learning) qui permet au logiciel de reconnaître différents types de documents (factures, contrats, courriers), automatisation des flux documentaires, extraction de données… L’IA peut ainsi extraire automatiquement des informations importantes des documents (un numéro de facture, une date d’échéance, un montant) et les injecter, par exemple, dans un logiciel comptable.
Longtemps cantonnée au domaine de la veille, l’analyse de sentiments est également utilisée pour détecter les commentaires des clients dans les courriels. Sans oublier la détection d’anomalies lors de l’analyse de documents suspects ou de comportements inhabituels, comme les tentatives de fraude.
"Dans un monde où le volume d’informations explose, l’IA redéfinit les règles de la gestion documentaire et du records management", constate Noureddine Lamriri, vice-président marketing produit chez Everteam. "Les entreprises sont confrontées à un triple défi : un volume d’informations en croissance exponentielle, une pression réglementaire accrue et des exigences d’efficacité toujours plus élevées. L’IA n’est pas une simple tendance, mais un facteur majeur de transformation de l’approche de la gestion documentaire et l’archivage en particulier."
Everteam revendique "une approche composite", en combinant le traitement du langage naturel (NLP), l’apprentissage profond (deep learning) et l’IA générative, pour maximiser les gains de productivité sur l’ensemble des processus archivistiques.
Résultat : il devient possible d’automatiser l’identification des documents à archiver, et à la fois d’alimenter les métadonnées nécessaires pour les verser dans le système d’archivage.
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Une équipe dédiée à l’IA
Du côté de Sages Informatique, l’IA vient tout juste d’être encapsulée dans les logiciels de l’éditeur : "l’IA est devenue incontournable dans le domaine de la Ged, car elle permet de maximiser les performances de l’outil et tous les éditeurs l’intègrent progressivement dans leurs solutions", constate Adrien Angeli, directeur du département IA de l’éditeur. "Nous avons fait le choix de créer une équipe spécialement dédiée et avons recruté trois ingénieurs en IA afin de maîtriser le parcours de nos données. Ce point nous démarque de certains concurrents, qui ont été plus rapides que nous pour intégrer l’IA, mais qui ont choisi l’externalisation. De notre côté, les données sont traitées avec une IA développée par notre équipe et entraînée grâce à des documents internes, avec une localisation en France."
Mais comment créer une IA en interne alors que les chiffres les plus fous circulent sur le coût de
développement de l’intelligence artificielle ? Pour ce faire, Sages Informatique a fait un choix original en s’appuyant sur des travaux de recherche universitaire. "Cette littérature scientifique d’origine publique, mais aussi privée, propose énormément de ressources de qualité, dont une partie est libre de droits, commercialement parlant", indique Adrien Angeli. "Nous l’avons adaptée aux besoins spécifiques de la gestion électronique de documents. Nous appliquons donc le principe de souveraineté sur l’intégralité du traitement des données".
Selon l’éditeur basé en Corse, les clients sont de plus en plus attentifs au concept de souveraineté numérique. "La localisation en France leur apporte des garanties sur le traitement qui sera réalisé sur leurs données, ce qui n’est pas toujours le cas hors de l’Union européenne où le cadre du traitement des données est beaucoup plus permissif."
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L’IA par l’acquisition d’une start-up
Autre éditeur à avoir opté pour le développement de sa propre IA, Docuware a procédé en 2024 à l’acquisition de la start-up franco-allemande Natif AI, qui est désormais intégrée au sein de ses solutions. "Il s’agit d’une acquisition particulièrement importante et hautement stratégique pour nous", expliquait Michael Berger, coprésident de Docuware, lors du rachat. "Elle nous permet de fournir à nos clients du monde entier une technologie d’IA de pointe, essentielle à la croissance et au progrès".
Pour Olivier Rajzman, directeur France de Docuware, l’intérêt les éditeurs de logiciels dédiés à la Ged est parti pour durer, tant les perspectives d’évolution sont nombreuses : "la première étape est d’automatiser la capture et les traitements administratifs des documents nous permettant de devenir un fournisseur de data pour les autres outils du système d’information", explique-t-il.
Dans le cas du processus de "onboarding" pour les clients, fournisseurs et salariés, par exemple, la Ged peut ainsi récupérer toutes les informations nécessaires aux ERP (enterprise resource planning) et SIRH (système d’information des ressources humaines).
"La seconde étape est la recherche d’informations en langage naturel, simple à complexe", poursuit-il. "Par exemple : “merci de m’indiquer les factures à payer le mois prochain ?” ou “quel est mon prix d’achat moyen de l’article AB001 ?”. Enfin, la troisième étape est l’utilisation des données capturées pour réaliser des prévisions et permettre aux chefs d’entreprises de prendre des décisions plus rapidement". Pour Docuware, toutes ces avancées permettront de déboucher sur une situation recherchée par toutes les organisations : le gain de productivité.
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Des modèles d’apprentissage développés en interne
Le segment des solutions de gestion de notes de frais fait, lui aussi, appel à l’IA, en particulier pour améliorer les performances de la reconnaissance optique de caractères (OCR).
Par exemple, lorsqu’un salarié prend une photographie de sa facture de restaurant, celle-ci est analysée : "notre solution N2F extrait les informations présentes sur le ticket", explique Brice Mannevy, directeur marketing chez l’éditeur N2JSOFT. "Plusieurs moteurs d’intelligence s’affrontent pour donner leurs résultats de travail et leur indice de certitude. Le machine learning vient améliorer en continu notre solution et favoriser ainsi les bons résultats."
Sous le capot, des modèles d’apprentissage supervisés assurent une lecture automatisée de document et un traitement automatique du langage naturel permet de reconnaître des entités nommées. "Lors de la soumission d’une note de frais, un indice de confiance est attribué à chaque dépense saisie dans N2F sur une échelle de 1 à 5. Plus l’indice est grand, plus la dépense semble correcte", précise Brice Mannevy.
Cet indice prend en compte de nombreux paramètres, dont la conformité des données de la dépense avec ce qui a été détecté par le scan intelligent, le paramétrage de la fiche entreprise, la présence d’éventuelles alertes (TVA, doublon, plafond…).
Plutôt que s’appuyer sur une IA tierce, N2JSOFT a fait un autre choix : "nous avons développé nos modèles d’apprentissage en interne, car nous travaillons sur des modèles très spécifiques, tels que les notes de frais et la comptabilité. Aujourd’hui, nous sommes en train d’intégrer une IA générative qui apporte un service complémentaire, avec la possibilité de l’interroger pour mieux connaître la politique de frais de l’entreprise via un accès au PDF de cette politique interne. Cette IA permet de faciliter la recherche et de pouvoir répondre à tout moment aux personnes en déplacement."
