“En 2005, la personne en charge de la documentation avait mis en place Image Director, se souvient Hélène Brun-Puginier. Mais le design était vieillot, l’ergonomie laissait à désirer, nous ne l’utilisions finalement que très peu et cela devenait par ailleurs très onéreux”. Sans compter qu’il y avait tout un tas de gadget inutile se souvient la documentaliste. C’est en cherchant sur Internet et en découvrant les avis positifs de photographes qu’elle s’est orientée vers une autre solution en SaaS : ePhoto d'Einden.
“Ce que j’ai vu en ligne m’a immédiatement séduit, renchérit-elle. D’autant que nous voulions un outil sécurisé et personnalisable”.
Vers une solution SaaS souple et sécurisée
Cette nouvelle médiathèque abrite aujourd’hui 3 500 fichiers (photos, pdf et vidéos), mais il reste plus du double de médias à indexer. Ces ressources sont hébergées chez Einden même et ce sont surtout les collaborateurs en interne qui l’utilisent, notamment le marketing et la communication. Il y a pour l’instant peu de contributeurs extérieurs, mais cela pourrait changer, car Hélène Brun-Puginier note qu’il y a une réelle prise de conscience quant à la pertinence de cette solution.
“Les gens qui l’utilisent la trouvent simple et disent que les fonctions proposées répondent parfaitement à leurs besoins”.
Récemment, le vignoble a même utilisé des QR Code sur ses contre-étiquettes en Chine. Chaque QR Code est ainsi lié à une photo ou un album de photos.
“Cela contribue à améliorer notre image de marque” précise la documentaliste.
Le prix, la simplicité et les fonctionnalités : 3 critères décisifs
Si le “prix” est évidemment un facteur qui a pesé dans le choix de cette solution, c’est surtout sa simplicité d’utilisation qui a prévalu.
“Aujourd’hui même les plus réfractaires à la technologie utilisent la solution, renchérit la chef de projet. Je n’ai que des retours positifs par rapport à l’ancien système. D’autant que nous avons de nombreuses fonctions à disposition, notamment la possibilité de télécharger les photos en différentes résolutions ou encore de les envoyer directement par mail. Une fonctionnalité que nous utilisons beaucoup”.
Pré-requis à la performance de l'outil : une bonne indexation et une connexion Internet de qualité
Reste maintenant à injecter et à indexer l’ensemble du fonds multimédia.
“Il faut le faire et bien le faire, car cela permet une utilisation beaucoup plus facile et rapide de l’outil” indique Hélène Brun-Puginier.
Une fois que les bons mots sont rentrés, les recherches sont immédiatement plus rapides pour les assistants commerciaux.
“Une seule personne se charge de l’indexation, c’est moi” reprend-t-elle.
Il y a peut-être plusieurs contributeurs, mais une seule personne qui indexe.
Précision d’importance : pour que ce type de solution soit pleinement opérationnelle, une bonne connexion Internet est nécessaire, surtout pour la vidéo.
“Depuis le passage à la fibre optique, je vois la différence” conclut la documentaliste.
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