Comment animer une séance de créativité en 7 étapes

La créativité est l'affaire de tous ! Si organiser en interne une séance de créativité est un moyen fédérateur et diaboliquement efficace pour générer un maximum d'idées, elle ne s'improvise pas. En voici les sept étapes clés, listées avec un expert en innovation, Médéric Gillet, co-auteur d'Animer une séance de créativité (Dunod, 2016).

Seuls les gens créatifs peuvent générer de nouvelles idées. Voici un préjugé commun à de nombreuses entreprises, soumises pourtant à une même contrainte : celle d'innover pour survivre. Certes, les solutions en matière d'innovation sont nombreuses (think tank, cabinet de conseils, experts, designer, etc.), mais pourquoi ne pas puiser dans une mine d'or rarement bien exploitée : la créativité en interne ?

Les séances de créativité constituent le cadre idéal de ce type de démarche collective. Mais tenter sans préparation de réveiller la part de créativité qui sommeille en nous peut être une vraie performance. Sans parler de la faire coexister avec celle d'une dizaine de collègues - un exploit - ou d'en tirer des résultats innovants - un miracle. Médéric Gillet, chef de produit chez Bodet et co-auteur d'Animer une séance de créativité, en résume ainsi le concept : "La séance de créativité n'est ni un brainstorming, ni une solution miracle obtenue en claquant des doigts ; il s'agit avant tout d'une vraie méthode, puissante, mise en oeuvre pour résoudre un problème ou générer de l'idée".

Véritable session de travail, elle peut durer de deux heures à deux jours et réunir, pour les "animateurs" chevronnés, jusqu'à 50 personnes (un "animateur" fraîchement formé à ces techniques se contentera de groupes de neuf personnes maximum). Elle se déroule autour d'un concept clé : celui de "divergence/convergence", ou comment s'écarter avec extravagance d'un sujet pour mieux revenir ensuite vers des solutions novatrices et fructueuses. En voici les sept étapes :

1. L'autorisation du "décideur"

"Votre récréation va nous faire perdre combien de temps ?". Cette phrase résume à elle seule les craintes que peut susciter cette méthode plutôt originale qui risque de monopoliser trop longtemps une équipe. Les arguments pour la défendre sont nombreux : d'abord, réunir différents profils et exploiter le potentiel créatif du groupe est bien plus efficace que des entretiens individuels. Ensuite, ce type de séance permet non seulement de générer de meilleures idées et en plus grande quantité, mais aussi de fédérer les équipes et d'apporter une image positive de l'entreprise. 

2. La préparation 

Une fois le "décideur" convaincu, l'animateur devra dialoguer avec lui afin d'identifier précisément le besoin auquel devra répondre la séance. Plus celui-ci sera défini clairement, plus la réussite de la séance sera grande, car c'est à partir du résultat attendu que l'animateur la préparera (choix des participants, des méthodes, etc.). Pour cela, une "fiche récap" listant notamment le cadre de la séance, les résultats attendus, les contraintes, ou encore les mots-clés associés au sujet est à disposition dans l'ouvrage de Médéric Gillet.

​Autre point important : déterminer le lieu où se déroulera la séance. "L'idée étant de réveiller son cerveau et la part d'enfant qui sommeille en nous, il est plutôt conseillé de sortir du lieu de travail et de choisir un endroit nouveau", explique Médéric Gillet. Si cela n'est pas possible, modifier les espaces de réunion habituels, en sortant les tables, en installant un éclairage coloré, des bonbons ou même de la musique, peut suffire. 

Si, côté matériel, n'importe quel objet, même le plus incongru, peut servir à une séance de créativité, prévoir deux paperboards minimum, un maximum de feuilles, des marqueurs de couleur, du scotch et des post-it en quantité est indispensable. Ces séances sont grandes consommatrices de papier !

3. L'introduction 

Une fois le groupe réuni, l'animateur commence par un petit brief d'une poignée de minutes expliquant l'objectif de la séance, puis les règles de la créativité, résumées par l'acronyme CQFD :

• Censure interdite : ne pas se polluer avec des a priori négatifs de type "on n'a pas le budget pour" ou "le chef ne voudra jamais ça" ;
• Quantité : c'est elle qui est privilégiée ; les participants doivent partager toutes leurs idées ;
• Farfelu : ne pas être dérouté par l'apparent hors-sujet de certaines phases de la séance ; c'est le fameux concept de divergence/convergence ;
• Démultiplication : en créativité, 1+1=3 ; c'est le principe de l'association d'idée. "A partir d'une simple idée, un participant peut en amener un autre à en trouver une nouvelle, explique Médéric Gillet ; d'où l'importance de faire parler tout le monde, tout le temps".  

4. Le jeu

Après cette rapide présentation, l'animateur organise un jeu d'une dizaine de minutes destiné à mettre les participants à l'aise et à instaurer une ambiance créative différente des réunions classiques. Un exercice fréquemment utilisé consiste à mettre une feuille A4 au sol pour symboliser un iceberg au milieu de l'océan. L'objectif pour le groupe sera de faire tenir toutes les personnes qui le composent en équilibre sur la seule surface de l'iceberg durant trois secondes. "Bien que cette phase puisse sembler anodine, c'est elle qui va insuffler l'esprit d'équipe de départ", précise Médéric Gillet. 

5. La chauffe

L'objectif de la phase de chauffe est d'amorcer en douceur le processus créatif des participants en "échauffant" leur cerveau comme le muscle d'un sportif. Elle peut prendre la forme d'un brainstorming d'une quinzaine de minutes qui a pour seul objectif de bousculer les habitudes de réunions classiques. En faire abstraction pourrait nuire à la suite de la séance. 

6. Les phases divergentes et convergentes

Une fois la phase de chauffe terminée, il est temps de rentrer dans le vif du sujet. Difficile de dérouler ici le contenu d'une séance type puisque les exercices et méthodes employés varient selon le sujet et le type de résultat attendu : concrets (ex. : développer un nouvel automate de prêt en bibliothèque), nouveaux (ex. : comment inciter les citoyens à se rendre dans les bibliothèques) ou conceptuels (ex. : à quoi ressemblera le poste de travail du futur ?). Néanmoins, ces trames ont toutes en commun l'utilisation de trois ou quatre méthodes de créativité différentes et l'alternance de phases divergentes et convergentes.

Lors de la phase divergente, les participants se laissent guider par l'animateur via des outils divergents. Il peut s'agir de brainstormings, de mind mapping, d'analogies ou d'inverses, etc. "Par exemple, si l'objet de la séance est de développer un nouveau produit de protection pour bébé, il pourra être demandé au groupe de lister des concepts associés au mot "protection" dans tous les univers de la vie courante (ex. : airbag) ou de lister justement tout ce qui peut faire mal à un bébé (ex. : tomber de la table à langer), explique Médéric Gillet ; les participants peuvent avoir l'impression de s'éloigner du sujet, mais cela servira pour la suite".

La phase convergente, elle, combine ensuite les mots et concepts listés en se recentrant sur le problème de départ afin de mener progressivement les participants vers des idées et des résultats. "Si je reste sur le sujet précédent, utiliser la méthode "matrice tableau" pourra par exemple donner l'idée à un participant d'associer l'airbag à la chute du bébé et de créer un nouveau produit : l'airbag pour table à langer".

7. La concrétisation

Le groupe passera ensuite une heure à rédiger des "fiches idées", détaillant chaque idée finale lancée lors de la séance. A lui seul, un groupe de neuf personnes peut en produire entre 50 et 100 ! "Chaque fiche doit être accrochée au mur afin qu'elle puisse être vue par tout le monde et pourquoi pas générer de nouvelles idées, explique Médéric Gillet ; elles sont l'expression même des résultats de la séance".

Ce n'est qu'une fois la séance terminée que le décideur et l'animateur se réuniront pour évaluer l'intérêt de chaque idée selon sa faisabilité, l'identité de l'entreprise, son budget et la concurrence. Il faut avoir en tête que nous ne gardons généralement pas plus de 5 % de ce qu'aura dit une personne lors d'une séance de créativité, prévient Médéric Gillet ; d'où l'intérêt de les faire parler et se lâcher au maximum !"