Digital workplace : comment instaurer le paperless en 4 étapes

Sommaire du dossier : 

• Espace de travail innovant : bienvenue dans l'ère du paperless et du flex office
• Digital workplace : comment instaurer le paperless en 4 étapes
• Flex office : la recette de Danone pour transformer ses bureaux
• Génération Y : déclarée apte pour le flex office

Comment mettre en œuvre un environnement paperless ou "zéro papier" ? En ligne de mire, créer les conditions favorables aux modes de travail à la fois mobiles et collaboratifs. Il s’agit de ne pas se prendre les pieds dans les boîtes d’archives et de garantir l’accès à l’information voulue.

"Zéro papier" : cette expression, à la mode pendant vingt ans, faisait sourire tous ceux qui, entendant le concept, n’y voyaient que la douce utopie d’un monde sans dossier papier… La digitalisation des métiers et la transformation des espaces de travail l’ont remise au goût du jour ; quand une entreprise se réorganise en interne, change de site ou réaménage tout ou partie de ces bureaux, le sujet devient une priorité.

Aménagement ambitieux

Aujourd’hui, on parle plutôt de “paperless”. Cela se veut moins définitif tout en amenant pourtant les organisations à marche forcée vers le “zéro papier”. L’enjeu est d’importance : répondre aux nouveaux modes de travail et de fonctionnement des équipes dans les entreprises. En effet, pour rendre les postes de travail plus ouverts, plus mobiles, plus dynamiques, les entreprises jouent la carte d’un aménagement ambitieux, à savoir supprimer les modes de rangement (fini les armoires ou casiers individuels, les armoires partagées, les étagères de rangement pour un service, la bibliothèque ouverte…) et laisser plus de place à la circulation et aux espaces ouverts, ce qui peut aller jusqu’à la suppression des bureaux attribués.

Bureau mobile

La notion de "flex office" (bureau mobile) est difficilement indissociable de celle du paperless. Le second est la conséquence du premier. On rend le poste mobile car le salarié est en mouvement ; en fonction de l’organisation de sa journée et des tâches qu’il a à réaliser, il va se déplacer dans l’espace : aller vers une bulle d’échanges pour téléphoner, se rendre à un brief en salle de réunion ou s’installer dans un box “isoloir” pour rédiger. Le bureau mobile entre dans les mœurs.

Cela concerne toutes les fonctions de l’entreprise : du comptable à la responsable RH, sans oublier les commerciaux, les acheteurs, y compris les fonctions d’assistance. Tout le monde est soumis à la même règle, c’est tout juste si l’on tolère sur certains sites la notion de territoire. Ainsi, les équipes d’une même activité se trouveront-elles toujours implantées au même étage, sur la même zone, ne serait-ce que pour maintenir physiquement leur cohérence.

Souvent, le facteur déclencheur est lié à un projet de réhabilitation de bâtiment ou d’emménagement sur un nouveau site.

Répondre à la mise en œuvre du télétravail

Mais s’abstraire des dossiers papier, des piles de documents posés ou des ressources documentation à l’étage n’est pas si aisé. Le changement est à conduire, les habitudes à changer, de bonnes pratiques à mettre en œuvre, car un autre enjeu est celui de répondre à la mise en œuvre du télétravail pour les équipes. Ainsi, la notion de bureau de travail se virtualise définitivement. Ce n’est plus une table, une chaise, une ligne téléphonique et un poste connecté, c’est un espace bureautique organisé, sécurisé en terme d'accès, mobile dans son infrastructure, enrichi de ressources numérisées, et connecté aux gisements d’information de l’entreprise.

Toute une stratégie documentaire est à mener plusieurs mois avant le changement de site, précise Serda Conseil qui a conduit de nombreuses organisations ces dernières années sur le chemin du paperless. Pour faciliter l’appropriation par les équipes de leur nouvel environnement, les quatre étapes suivantes sont indispensables à respecter.

1 - S’inscrire dans un calendrier global

Il s’agit d’abord de s’inscrire dans le calendrier de mise en œuvre des nouveaux modes de travail : quand les premières expérimentations du télétravail auront-elles lieu ? quelles sont les équipes qui testeront le coworking ? à quelle date est prévu l'emménagement sur le nouveau site ?

Conduire le changement vers un environnement sans papier est donc un projet à inscrire dans un calendrier plus global. Il est nécessaire de savoir de quelle situation l’on part : combien de volumes et d’objets documentaires sont conservés dans les espaces de travail et quelles sont les outils bureautiques en service. La démarche consiste à enquêter auprès des équipes pour faire le relevé de tous les objets documentaires présents.

Le volume est une notion importante, mais pas essentielle. Il s’agit surtout de comprendre de quelles ressources physiques (papier, objets, dossiers…) ont éventuellement besoin les équipes au quotidien pour réaliser leurs activités, et ce qui relève d’un archivage sauvage entassé dans les armoires ou espaces de rangement.

Questionner sur les contenus et leurs utilités

Ouvrir une armoire dans un bureau n’est jamais aisé. Il faut le faire avec son utilisateur et en questionnant sur les contenus et leurs utilités. On n’est souvent pas déçu du résultat : outre les fournitures que chacun stocke “au cas où”, on trouve souvent des dossiers anciens à archiver, des objets conservés (documentation oubliée, anciens supports de campagne de communication, objets promotionnels...), voire les dossiers de son prédécesseur qu’on n’a jamais ouverts.

2 - construire des programmes d’actions

Ce relevé fait à l’échelle de l’entreprise, place à la construction des programmes d’actions. Certaines peuvent être mises en œuvre de manière immédiates, collectivement ou à l’échelle d’une équipe. On appelle cela des “quick wins” qui permettent de supprimer “l’inutile” et de se concentrer sur les fonds documentaires à numériser.

Raisonner sur une autre manière de “ranger l’information”

Tout cela nécessite de la communication très tôt dans la démarche, ne serait-ce que pour mener à bien l’enquête de situation, mais aussi pour associer tout un chacun au fait de commencer à raisonner sur une autre manière de “ranger l’information”. Les quick wins prennent le plus souvent la forme de “cleaning day”, de “clean week”, de “clean office”… Appelez cela comme vous voulez, il s’agit, à travers ce type d’actions, de lancer un grand mouvement collectif qui va permettre à chacun de s’approprier la démarche. Serda Conseil, de par son expérience, recommande de mettre en œuvre plutôt des “cleaning days” thématiques, qui permettent de traiter les objets documentaires identifiés de façon sélective : ce qui est à jeter va à la benne, ce qui est à archiver part à l’archivage, etc. Tout faire en même temps peut être un risque.

Seulement une partie en archives

La maîtrise de l’archivage participe à la réussite des programmes de paperless. Elle s’appuie sur la connaissance des délais de rétention selon les activités, le choix d’archiver des fonds documentaires de référence… Ainsi, seule une partie des dossiers papier sera transférée en archives (souvent pas plus de 20% des fonds relevés), et toujours en s’appuyant sur une procédure précise : bordereau de versement, délai de conservation à appliquer, date de destruction programmée…

3 - programmer la numérisation sur mesure

La troisième étape d’un projet paperless est une des plus délicates ; il s’agit de construire les programmes de numérisation sur mesure, avec les équipes et en prenant en compte les critères d’identification des fonds documentaires concernés. On peut vouloir numériser les dossiers de salariés et pas seulement leurs feuilles de paie, les dossiers d’assurés si on est une mutuelle, les contrats client si on est une société de services, etc. Il faut ensuite définir le mode opératoire de cette même numérisation :

• qui s’en charge ?
• est-on sûr que les documents n’existent pas déjà en format bureautique ?
• quels sont les index à construire pour permettre ensuite les recherches sur les documents ?
• quels types de documents par dossier ?
• que fait-on des documents papier après la numérisation ?
• où et comment seront accessibles les documents numérisés ?

Autant de questions à résoudre au préalable.

Le tableau ci-contre donne un exemple de grille à renseigner avec 10 types d’informations indispensables, répartis par colonne. L’exemple qu’il reprend correspond au programme de numérisation des dossiers de salariés d’une société de médias qui a souhaité que chaque direction en attente de numérisation s’implique directement. Dans d’autres cas, les programmes de réalisation des travaux de numérisation sont confiés à des sociétés du domaine (scanning centers, sociétés d’archivage proposant des services de numérisation sur site ou hors site, etc.).

4 - appréhender le socle bureautique

La dernière étape n’est pas la moindre ; là aussi elle nécessite de se coordonner notamment avec la direction des systèmes d’information pour mieux appréhender le socle bureautique mis à disposition des salariés de l’entreprise concernée, et des projets en cours : ECM, GED, SAE, etc. Les bonnes pratiques indispensables pour que chacun s’approprie son nouvel environnement de travail digitalisé (plan de classement, règles de gestion, modes collaboratifs d’échange et de partage des fichiers…) doivent faire l’objet de sessions de sensibilisation, surtout si on offre la possibilité d’utiliser Box, SharePoint ou autre.

projets plus technologiques

Mais cela peut ne pas suffire, on entre alors dans la conduite de projets plus technologiques : recherche et déploiement de Ged, de Ged collaborative, de gestion électronique de courrier (Gec), de système d’archivage électronique... Les programmes paperless sont aussi des opportunités pour équiper les équipes de systèmes documentaires dotés de moteurs de recherche puissants.

A retenir

Les conditions de réussite d’un projet paperless

Un programme réussi de paperless est un programme qui additionne :

• des actions de communication tout au long de son déroulement ;
• des actions collectives pour permettre à tous de s’approprier le changement ;
• des actions sur mesure pour répondre aux besoins des métiers ;
• de la conduite de changement pour anticiper les inquiétudes et interrogations que développe une telle transformation des pratiques de travail ;
• de l’informatique pour offrir un socle de travail adapté et collaboratif.

Caroline Buscal
Manager Serda Conseil