Définition - Dématérialiser ses documents consiste à remplacer les documents au format papier de son organisation par des fichiers numériques, ou bien à les produire directement au format numérique via son système d'information (dématérialisation native). Elle vise également à stocker et conserver ses documents électroniques sur des ordinateurs ou des serveurs informatiques. (Lire aussi : Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés)
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Les avantages de la dématérialisation, au coeur de la transformation numérique des entreprises, sont nombreux !
Car si le "bureau sans papier" reste encore un mythe pour la plupart des organisations, elle permet néanmoins de transformer en profondeur les processus de traitement des flux documentaires et de les optimiser !
En plus de la réduction des coûts de stockage de fichiers papiers, la mise en place de la dématérialisation des documents permet de vrais gains de productivité grâce notamment à l'automatisation du traitement des données ou à une meilleure gouvernance de l'information (via la mise à disposition de tous les documents sur support numérique de l'entreprise pour les collaborateurs via un point d'accès unique sur internet ou via un intranet).
Un projet de dématérialisation en entreprise est difficilement isolé car il vise à revoir l'ensemble de la chaîne de gestion et de conservation des documents. La dématérialisation peut donc concerner différents processus de traitements au sein des organisations et implique de les automatiser via la mise en place d'un logiciel de Ged (gestion électronique des documents).
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Par ailleurs, la (bonne) conservation des documents sur support numérique (comment seront-ils conservés et pendant combien de temps) nécessite également la mise en place d'un système d'archivage électronique (SAE). Celui-ci permet notamment de constituer un fonds sécurisé des documents probatoires et patrimoniaux de l'entreprise et de garantir leur intégrité, puisqu'il empêche toute modification des données et des documents.
Enfin, de plus en plus d'organisations utilisent désormais des solutions pour éditer des factures électroniques et pour réaliser des signatures électroniques. D'ailleurs, la facturation électroniques sera bientôt obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA.
Une grande variété de projetsMais la dématérialisation ne s'arrête pas là ! Les projets sont nombreux car ils peuvent concerner tous les flux de documents reçus ou envoyés initialement en format papier : en amont, ils touchent à la numérisation des documents papiers et à l'extraction d'information (via la reconnaissance automatique de documents ou de caractères).
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Ils peuvent également impliquer le courrier (gestion électronique du courrier ou Gec), les factures fournisseurs (factures électroniques) ou des notes de frais, la mise en place d'une signature électronique, ou encore les RH (des ressources humaines) via notamment l'adoption d'un coffre-fort numérique pour les salariés.
La dématérialisation englobe également les projets de gouvernance de l'information, de records management et d'entreprise content management (ECM).
A ce jour, l’empreinte carbone des projets numériques est insuffisamment prise en compte dans les projets de dématérialisation. Pourtant, le numérique représente 4 % des gaz à effet de serre (GES), et doublera d’ici 2025. La prise en compte des matériels informatiques, des usages ou encore du recyclage des déchets est donc urgent, dans une logique de bonne gouvernance de l’information numérique. De rares cabinets de conseil se sont d'ores et déjà emparés du sujet, comme Serda Conseil, qui a développé un pôle Dématérialisation Écoresponsable et travaille depuis plusieurs mois sur les méthodologies incluant son référentiel adapté sur la base de multiples sources d’information et de calcul. L’empreinte numérique de la dématérialisation peut être divisée jusqu’à 3 fois.
En octobre 2021, Archimag a organisé une journée de débats inédite : "De la dématérialisation responsable à la permaentreprise". Cet événement exceptionnel a permis de dresser un premier état d’avancement de la dématérialisation écoresponsable grâce à des principes éthiques de sobriété numérique, de calcul de l’empreinte carbone des projets de dématérialisation avant lancement, et de la place de l’humain dans la transition digitale. Cette prise en compte est un premier pas vers un nouveau modèle de développement d’entreprise, la Permaentreprise.
C'est tout le système d'information de l'entreprise qui doit donc être revu. Et cela ne s'improvise pas : Comment mettre en place un système d'archivage électronique ? Quel coffre-fort numérique choisir ? Comment choisir son logiciel de Ged ? Quelles sont les obligations de la facture électronique ? A chaque projet ses spécificités, sa réglementation, ses normes et référentiels et ses prestataires.
Les articles d'Archimag listés ci-dessous sont une mine d'informations pour tous ceux qui souhaitent dématérialiser les processus de leur organisation : découvrez notamment nos comparatifs de logiciels de dématérialisation et de logiciel métier nos méthodes et conseils ainsi que nos tutoriels vidéo pour déployer vos projets.
Pour aller plus loin, consultez également le dernier guide pratique publié par Archimag sur ce sujet : Cloud et zéro papier : la démat nouvelle dimension. Ce guide de 96 pages présente tous les outils, les matériels et logiciels, mais aussi les concepts, les normes utiles, ainsi que des méthodes et retours d'expérience pour réussir son projet de dématérialisation et d'automatisation des processus.
Et si vous souhaitez acquérir ou développer des compétences dans le domaine de la transformation numérique, consultez les formations en dématérialisation (dont certaines éligibles au CPF) de Serda Compétences.
