Important : découvrez notre annuaire d'entreprise spécialisé dans les logiciels de dématérialisationUn grand tableau comparatif d'une cinquantaine de logiciels, dédié à votre projet de Ged, à votre projet d ECM ou à votre projet de records management, complémentaire à cet article, est disponible dans le guide pratique Cloud et zéro papier : la dématérialisation nouvelle dimension, publié par Archimag. Découvrez son sommaire !
1. Éditeur ou intégrateur de logiciel ?
Avant même de vous interroger sur le choix d’un logiciel de Ged (gestion electronique de documents), d'un outil d ECM ou d'une solution de records management, demandez-vous si vous souhaitez faire appel à un éditeur (qui assurera lui-même l’intégration de sa solution) ou à un intégrateur ?
Si les clients ont tendance à faire de plus en plus appel à des intégrateurs, les deux solutions ont leur avantage :
- Un éditeur connaît par coeur son offre, ce qui le met dans la meilleure des positions pour en assurer l’installation et le paramétrage.
- Un intégrateur, lui, peut être présent du début à la fin du projet et pourra même rédiger un cahier des charges selon vos besoins. Il peut même vous aider dans le choix du logiciel puisqu’il connaît le marché, les avantages et les limites des produit, leurs cibles ou leurs références.
Mais attention quand même : sachez que certains intégrateurs peuvent avoir noué des partenariats avec des éditeurs ou des équipes spécialisées sur certains logiciels qu’ils seront donc plus enclins à privilégier.
Pour vous aider à choisir entre éditeur ou intégrateur, n’hésitez pas à mettre en balance les questions de disponibilité, d’engagement pour la maintenance ou de capacité à faire évoluer l’outil (mises à jour).
>Lire aussi : Gestion de contenu : évolution du marché et perspectives pour 2020
2. Un logiciel open source ou propriétaire ?
Deuxième point important, lié au précédent : quel type de logiciel allez-vous choisir ? Un logiciel open source ou un logiciel propriétaire ?
En tant que chef de projet, faire le choix de l’open source pour vos outils de dématérialisation peut lutter contre l’obsolescence logicielle et répondre à un souci de développement durable, puisque cela revient à faire appel à un bien commun que l’on réutilise et que l’on repartage au profit de la communauté.
Mais n’oubliez pas qu’open source ne veut pas dire gratuit, car si vous bénéficierez a priori des enrichissements d’une communauté de développeurs, c’est vous qui aurez la charge de l’intégration.
>Lire aussi : L'écologie numérique : infographie, chiffres-clés et conseils pour une dématérialisation plus verte
3. La pérennité de l’éditeur et l’ancienneté de la solution
Troisième point à vérifier : la pérennité de l’éditeur. N’oubliez pas que choisir un éditeur pour mettre en place une Ged ou une solution de records management est un engagement dans la durée. Vérifiez donc son ancienneté (il est toujours plus rassurant de faire appel à une société établie depuis 10 ou 20 ans).
Renseignez-vous aussi sur les sites qui recueillent l’information légale, juridique et financière des entreprises. Ils se limitent souvent aux entreprises françaises qui ne sont pas toutes à jour de leurs déclarations… Mais faites tout de même attention à celles qui affichent un chiffre d’affaires peu élevé, ce qui peut être inquiétant…
A l’inverse, sachez aussi qu’un éditeur en bonne santé est susceptible d’être racheté. Cela peut introduire de l’incertitude sur ses produits et ses collaborateurs.
Pour compléter ce point, nous vous conseillons de faire attention aussi à l’ancienneté de la solution. Car personne n’a vraiment envie d’essuyer les plâtres d’un nouveau logiciel d ECM…
>Lire aussi : La Ged collaborative en hausse dans les entreprises en 2019
4. Ged, ECM et RM en Saas ou On premise ?
Une autre question à vous poser : souhaitez-vous un logiciel de Ged disponible en Saas (pour software as a service) c’est à dire délocalisé et accessible à distance sur votre navigateur ? Ou bien un logiciel installé dans les serveurs de votre organisation après avoir acquis une licence auprès d’un éditeur (on parle alors d’on premise) ?
Ce choix est très subjectif et varie en fonction des spécificités de votre structure. Par exemple, votre politique interne de protection et de conservation des données vous orientera peut être vers du on premise ? Alors qu’en cas de budget serré, le Saas a l’avantage d’être souvent plus compétitif.
Et si vous n’arrivez pas tout de suite à trancher entre les deux options car sachez que de plus en plus d’éditeurs proposent des solutions hybrides.
>Lire aussi : ECM : l'intelligence artificielle enrichit la valeur des données stockées
5. Le prix et la cible de la solution Ged, ECM et RM
Comme pour tout produit, se renseigner sur son prix est évidemment indispensable. Mais pouvoir le comparer avec d’autres, c’est mieux !
Dans le cas des logiciels, il est assez difficile d’avoir une information claire sur leurs coûts licence, serveur et utilisateur afin de les comparer entre eux. C’est l’une des grosses difficultés que nous avons rencontrée pour réaliser notre comparatif d'outils, car une minorité d’éditeurs communiquent ses prix licence, et une minorité encore plus faible ses prix Saas.
Nous avons souvent reçu comme réponse “coût selon projet” ou “sur devis” sont les réponses que nous avons souvent obtenues. C’est pourquoi l’étude des coûts demandera nécessairement un lourd travail pour sélectionner votre logiciel.
Un moyen peut néanmoins vous aider à faire un premier tri : analyser les cibles client des éditeurs et leurs références permet déjà d’y voir plus clair. Car ils ne s’adressent pas forcément tous au secteur public et privé, ni aux organisations de toutes tailles.
Vous pourrez retrouver toutes ces informations dans le tableau comparatif de logiciels de Ged évoqué précédemment.
>Lire aussi : Le marché de la dématérialisation en 2019 et ses perspectives pour 2020
6. Des API dans le logiciel
Savoir si une solution dispose d’API (ou application programming interface) vous permettra d’évaluer sa capacité à communiquer avec d’autres et à échanger avec celles-ci des services ou des données.
Typiquement, dans le cas de projets de gestion de l’information, on pense d’abord au CRM (Gestion de la relation client) et à l’ERP (progiciel de gestion intégré) mais aussi à des applications métier spécifiques (logiciel de facturation, logiciels de comptabilité, etc).
>Lire aussi : Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés
7. Les standards, normes et agréments de la solution
Savoir si un logiciel respecte un certain nombre de standards, de normes et d'agréments (accès SSO, Ldap, Active Directory, standard d'échange de données pour l'archivage Seda, standard CMIS, etc) en dit long sur sa qualité technique et métier. Idem pour les agréments.
Par exemple, l’agrément Siaf support numérique du service interministériel des Archives de France concerne la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique.
Lorsque l’on traite de données de santé à caractère personnel, il convient de veiller à ce que son prestataire soit certifié "hébergeur de données de santé" (HDS). A valider lorsque l’on fait appel à une configuration en Saas, dans lequel l’hébergement est par définition inclus, la protection des données dépendant du prestataire.
>Lire aussi : Comment utiliser le Swot pour votre projet de dématérialisation ?
8. Les fonctionnalités des logiciels de gestion électronique de documents, de gestion de contenu et de records management
Pour finir, voici quelques conseils pour bien évaluer les fonctionnalités des outils de gestion de l’information et d' enterprise content management (ECM).
Nous ne détaillerons pas ici toutes les fonctionnalités en les étiquetant gestion électronique de document (Ged), gestion de contenu (ECM ), gestion de contenu web (CMS pour content management system) ou records management (RM), mais en développant quelques points clés de chacune de ces familles afin de faire ressortir ce qui correspond à des besoins exprimés dans un cahier des charges.
Il s'agit de l’acquisition, des modules, de la recherche de l’information, de la collaboration, de la mobilité, et de la gouvernance :
- Acquisition
Pour commencer, vérifiez les capacités d’acquisition du logiciel. Certains proposent la reconnaissance de caractères (OCR et ICR), d’autres la lecture et la reconnaissance automatiques de documents (Lad et Rad) ou encore l’échange de données informatisé (EDI).
- Modules
Par modules, il faut entendre les spécialités proposées par certaines solutions qui vous intéresseront en fonction de votre projet, comme la conservation des documents, le traitement du courrier, des factures, des notes de frais ou la gestion commerciale.
Pour faire jouer un processus, vous aurez besoin de connaître le niveau d’équipement d’une solution, entre workflow et BPM (pour business process management). Si vous êtes à la recherche d’efficacité et d’automatisation, vous souhaiterez peut être que le logiciel dispose de la technologie RPA (pour robotic process automation).
Sachez aussi que certaines solutions proposent une approche de case management, à la croisée de l’ECM et du BPM (il s’agit de gestion de contenus liés à une affaire, permettant l’intervention d’acteurs dans un ensemble de processus).
- Recherche de l’information
Comme son nom l’indique, cette fonctionnalité vous permettra de vérifier comment accéder aux informations et à tout type de document que comprend votre logiciel, avec un moteur de recherche proposant l’affinage des requêtes par filtres ou facettes.
- Collaboration
Elle vous permettra d’évaluer comment le logiciel de gestion documentaire prend en charge le travail collaboratif et le partage de documents modifiables. On retrouve cette fonctionnalité dans pratiquement toutes les solutions de gestion, mais à des degrés divers.
- Gouvernance de l'information
Se préoccuper de la gouvernance est devenu incontournable pour maîtriser son information et ses données, comme par exemple la gestion des durées de conservation ou le respect des contraintes du RGPD. Si des tableaux de bord spécifiques sont proposés, ils permettent un pilotage global de la gouvernance.
>Lire aussi : Gouvernance de l’information numérique : où en sont les organisations privées et publiques en 2019 ?
Pour aller plus loin, découvrez le guide pratique publié par Archimag "Cloud et zéro papier : la démat nouvelle dimension", qui contient notamment un grand tableau comparatif d'une cinquantaine de logiciels de gestion de l’information (gestion des documents au format numérique, gestion de contenu, records management).
Ce guide vous permettra de faire votre choix une fois que vous aurez vérifié les 8 points évoqués dans cet article. Par ailleurs, il est une mine d’informations pour qui souhaite se lancer dans un projet de dématérialisation, avec des méthodes, des conseils pour la mise en oeuvre et même les derniers impératifs juridiques, les concepts clés à maîtriser et les normes utiles.
Pour commander le guide pratique, le recevoir en quelques instants ou pour consulter son sommaire, cliquez-ici.
Cloud et zéro papier : la dématérialisation nouvelle dimension
Cherchant à toujours mieux répondre aux besoins des activités privées et publiques, la dématérialisation ne cesse d’évoluer. Selon le contexte, telle approche conviendra mieux qu’une autre… Affaire d’état du système d’information, de gouvernance et de stratégie. Mais derrière l’engouement pour le cloud (Saas), le marché doit être décrypté. De la Ged au réseau social d’entreprise, de multiples briques et assemblages peuvent servir la dématérialisation, tandis que l’intelligence artificielle bouscule les habitudes.
Les derniers impératifs juridiques sont rappelés. Les concepts et les normes utiles sont décrits. Des méthodes montrent comment analyser ses processus et flux documentaires et élaborer le Swot déclencheur de son projet de dématérialisation.
Comment se lancer dans la mise en oeuvre ? En connaissant les outils, matériels et logiciels, en acquérant de la méthode et en prenant exemple sur des retours d’expérience : gestion du courrier, dématérialisation des factures, logiciel de gestion electronique de documents, signature électronique, coffre-fort numérique, automatisation des processus métier.
