Définition - “Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures papier ou du PDF ordinaire”.
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Telle est la définition légale définie par l’Ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la TVA et à la transmission des données de transaction.
A compter du 1er juillet 2024, les entreprises assujetties à la TVA devront donc passer le cap de la dématérialisation des factures.
D’ailleurs, depuis 2020, l’ensemble des entreprises françaises doivent envoyer leurs factures à destination du secteur public en format électronique. “L’ensemble de ces factures transite via Chorus Pro, pour un total de près de 140 millions de factures échangées depuis 2017”, selon l’administration fiscale.
La gouvernement a statué sur un calendrier de mise en place :
Les formats de stockage et d’export montrent une grande souplesse. Si le PDF et l’échange de données informatisées (EDI) sont incontournables, d’autres comme le Jpeg, le PNG ou le XML peuvent être mis en place. Le Factur-X est un standard franco-allemand qui regroupe deux types de documents : un format PDF auquel est joint un fichier XML.
Concernant la conformité, par rapport à la norme : "les factures électroniques au format structuré (EDI et signature électronique avancée) déjà utilisé aujourd’hui, seraient acceptées par la plateforme qui intégrerait également temporairement deux fonctionnalités permettant de convertir une facture au format PDF natif en facture en format structuré et de saisir les factures en ligne", détaille la Chambre de commerce de Paris IDF.
Comme les factures classiques, plusieurs informations doivent figurer sur les versions électroniques :
La facturation électronique participe à la transition numérique et à la dématérialisation des informations. Elle comprend plusieurs avantages de taille. Ainsi, elle permet de réduire la charge administrative et un gain de productivité par l’automatisation des processus de facturation.
“Le passage à la facturation électronique représentera un gain pour l’économie d’au moins 4,5 milliards d’euros”, explique le ministère de l’Economie.
De plus, l’édition de factures électroniques réduit le risque d’erreurs et participe à la sécurisation des données de l’organisation. Elle facilite aussi le suivi en temps réel de l’activité et la déclaration des taxes et cotisations. Enfin, pour l’administration fiscale, ce système améliore la détection de la fraude.
Les outils de la facture électroniqueLa création et le partage de factures électroniques doivent nécessairement passer par des plateformes de dématérialisation.
L’Etat met à disposition un portail public de facturation : Chorus Pro. Sinon, des plateformes de dématérialisation partenaires ou PDP sont développées par des acteurs privés. Elles sont autorisées à émettre des factures à leur destinataire. Les opérateurs de dématérialisation ou OD fournissent des services de dématérialisation, mais ne sont pas autorisés à transmettre les factures.
Serda Compétences propose de nombreuses formations sur la dématérialisation de façon générale. Le centre organise aussi des sessions spécifiques sur la facturation électronique.
