Acquérir un logiciel de DAM (Digital asset management) ou de photothèque est indispensable pour une organisation ayant à gérer un grand nombre d’images et de photos. Les éditeurs sont nombreux à proposer ce type de solution et rivalisent de fonctionnalités pour s’adapter aux besoins actuels et futurs de leurs clients. Voici quelques conseils ainsi qu'un tableau comparatif avec les différentes solutions du marché pour vous aider à choisir le bon outil.
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Loin d’être un simple outil de classement, un logiciel de photothèque est en réalité un véritable atout pour les équipes devant manipuler et gérer une grande collection de photos et d’images au quotidien : stockées et centralisées au sein d’un même service, les fichiers sont ainsi classés dans une arborescence et indexés, disponibles via un moteur de recherche. La gestion de droits, de partage ou encore de retouche par le biais de l’outil ne sont que quelques-unes des fonctionnalités qui peuvent faire la différence pour choisir la solution qui convient.
Car la grande tendance du moment, se résume en trois lettres : D. A. M., pour Digital asset management. Ces solutions de gestion des actifs numériques, qui intègrent toutes des fonctionnalités de photothèque, voient plus loin que les simples fichiers photo ou image. Elles fusionnent la photothèque et la vidéothèque (et même les logiciels) pour permettre à une organisation de gérer l’ensemble de ses médias de façon intuitive, en les rendant accessibles à tous les départements, marketing, équipes créatives, brand management, etc. Si nous avons choisi de ne nous intéresser ici qu’aux photothèques, le tableau ci-contre indique si les prestataires présents proposent ce type de solution. Et ils sont de plus en plus nombreux à s’être adaptés à cette tendance. C’est le cas d’Opsomaï et de son logiciel « full web » Opsis Media : « La capacité d’une solution de photothèque à évoluer vers la gestion d’autres médias, en particulier la vidéo, doit être étudiée », explique David Clemenceau, fondateur et gérant d’Opsomaï, « pour la simple et bonne raison que les entreprises qui ne communiquent qu’avec des photographies sont rares aujourd’hui ».
Autre fonctionnalité « tendance » à prendre en compte : la sécurité des données. « Nos clients sont aujourd’hui très attentifs à la mise en conformité de leur outil avec le RGPD (Règlement général sur la protection des données) », confirme Bertrand Therouin, directeur général d’Orkis, qui propose la solution Ajaris ; « les aspects de sécurité des données sont importants quand on choisit son logiciel ».
Par ailleurs, pas de photothèque performante sans une gestion optimale des droits d’auteur, de l’indexation ou encore du partage : « Profiter d’options de classement rapide via des mots-clés est primordial afin de retrouver un fichier de manière aisée pour toute l’organisation », explique Jean-Michel Laurent, responsable d’Extensis en France ; « d’autre part, le partage de certains éléments et le suivi en interne et en externe de leurs usages et utilisations ne doivent pas être négligés ». « Selon moi, il y a plusieurs fonctions importantes à prendre en compte », ajoute Vincent Goubeau, directeur commercial et cogérant d’Einden qui commercialise ePhoto Dam ; « notamment celle de l’indexation, pour une description à la fois pertinente et rapide des médias, celle de la gestion des droits, afin de déterminer qui accède à quoi et dans quelles conditions, et celle du partage, pour un travail plus collaboratif ».
gagner du temps
Autre prérequis désormais incontournable : les outils d’aide et d’automatisation, notamment pour l’indexation ou la recherche, de plus en plus souvent à base d’intelligence artificielle. Ces fonctionnalités permettent à la fois aux professionnels aguerris à ce type de solution de gagner du temps, et à ceux qui en ont moins l’habitude (issus de services moins concernés de prime abord) de prendre la main sur ces outils de façon aisée. Ce que confirme Bertrand Therouin d’Orkis : « Pouvoir gérer un fonds important dans un minimum de temps - organisation du thésaurus, indexation “automatique”, etc. - est une demande très fréquente de la part de nos clients », explique-t-il ; « la tendance réside dans l’automatisation des tâches répétitives et chronophages ». « L’import automatique des métadonnées, les indexations par lot performantes et la publication automatique sur les réseaux sociaux sont des fonctionnalités à valeur ajoutée pour les utilisateurs », ajoute David Clemenceau, d’Opsomaï.
Enfin, attention à la gestion du projet ! « Penser que la photothèque peut être “autogérée” est un écueil que nous rencontrons parfois », confirme Bertrand Therouin, d’Orkis ; « les rares projets que nous avons vu abandonner l’ont systématiquement été à cause de l’absence de chef de projet chez le client sur le long terme ». Si c’est le cas de votre organisation, demandez conseil à votre prestataire : certains éditeurs, comme Orkis, proposent dans ces cas-là une offre de sous-traitance documentaire.
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