Temps de lecture : 6 minutes
Découvrez L'Archiviste Augmenté, la newsletter thématique gratuite d'Archimag dédiée aux professionnels des archives et du patrimoine !
Faire appel à un prestataire pour une numérisation patrimoniale
Les opérations de numérisation peuvent s’avérer longues et complexes. Elles risquent de l’être davantage s’agissant de documents à valeur patrimoniale, dont certains peuvent réclamer des soins particuliers. Ici, la qualité et la fidélité de la numérisation ont des chances d’être déterminantes. Une contrainte qui se retrouve dans les formats de restitution.
Bref ! on l’aura compris, pour une numérisation patrimoniale, se faire accompagner par un spécialiste peut s’avérer indispensable, d’autant que l’on n’a pas forcément en interne les compétences et le matériel nécessaires.
Nous vous proposons en fin d'article un tableau comparatif à télécharger recensant différents acteurs de la numérisation patrimoniale.
Les éléments descriptifs proposés permettent de détailler les principaux points que l’on peut attendre d’une prestation : matériel utilisé, traitement numérique, format… À chacun de pondérer les un plutôt que les autres selon ses priorités.
>>> Lire aussi : Numérisation des documents : que doit-on réellement numériser ?
Les types de documents patrimoniaux
La liste du matériel de numérisation peut se montrer à la fois complexe et simple. Autant de scanners pour s’adapter aux multiples demandes : scanners de livres, de plans, micrographiques, à plat ou 3D.
Les documents patrimoniaux sont multiples : registres, diapositives, microfilms, fonds audio ou vidéo, photographies, plaques de verre ou encore objets 2D ou 3D. Tous les prestataires ne mettent pas à disposition les mêmes machines.
>>> Lire aussi : Numérisation : un comparatif pour bien choisir son prestataire
Formats de numérisation
Quant aux formats de numérisation, ils sont eux-mêmes très diversifiés : Tiff, Jpeg, TXT, XML, PDF…
Des documents patrimoniaux qui ont une fragilité ou une valeur particulière : il sera parfois obligatoire d’entreprendre la numérisation dans ses propres locaux et non dans ceux du prestataire, de façon à limiter les manipulations. C’est aussi ici un critère de sélection. Reste que les sites des prestataires, dans leur ensemble, sont présents et couvrent une bonne partie du territoire national. De quoi avoir des chances d’en trouver un proche de chez vous. Il faudra aussi des opérateurs formés spécifiquement.
Une fois le travail réalisé, quel mode de restitution choisir ? On ne manque pas de choix chez le client : CD, DVD, transfert FTP, hébergements de fichiers, HDD, clé USB, ou NAS. La possibilité de véhiculer des fichiers très volumineux est privilégiée.
>>> Lire aussi : Numérisation : sous quel format conserver les documents ?
Traitement documentaire
Le traitement documentaire est une étape essentielle dans la numérisation des documents. L’indexation automatique ou manuelle est une modalité de numérisation proposée par l’ensemble des prestataires. Nous retrouvons d’autres services comme le traitement de l’image avec redressement, recadrage ou retouche. Pour les articles de presse, la segmentation par article peut être proposée.
>>> Lire aussi : Dématérialisation : tout savoir sur la convention de numérisation
Normes et certifications
Par ailleurs, le tableau mentionne les différentes normes ou certifications dont peuvent se prévaloir les prestataires.
Nous pouvons citer la norme NF Z 42-026 qui définit les prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier, la certification NF 544 qui permet aux donneurs d’ordre d’obtenir un haut niveau de prestation, ou les normes Iso comme Iso 9001 qui définit des exigences internationales relatives à un système de management de la qualité.
Des normes et des certifications qui témoignent de la valeur des services présentés, ce qui constitue un véritable atout pour les prestataires.
>>> Lire aussi : Archivage électronique et papier : un comparatif pour bien choisir votre prestataire
Prix de la numérisation
Une partie des prestataires affichent leurs prix, mais avec des fourchettes qui donnent le vertige ! Il est vrai qu’il est difficile d’annoncer un prix standard de référence, tant a fortiori, s’agissant de patrimonial, les paramètres et la difficulté à satisfaire une demande sont susceptibles de varier fortement d’un projet à l’autre. Plus que jamais, la question budgétaire sera à caler d’entrée de jeu.
