courrier et archivage...à la traîne

A quels enjeux sont confrontés les services généraux ? Quelle est la tendance en matière de dématérialisation du courrier, de gestion et d’externalisation des archives ? Une enquête menée par SerdaLab auprès de directeurs et responsables de services généraux pour le prochain salon Siseg nous dévoile quelques réponses.

La réduction des coûts est le premier enjeu auquel les services généraux sont confrontés aujourd’hui. Les trois quarts des personnes interrogées, exerçant dans les petites comme dans les grandes structures, pensent ainsi. Les services généraux sont placés au premier plan dans l’amélioration de la compétitivité des entreprises sur des marchés de plus en plus concurrentiels. Viennent ensuite le respect des réglementations et obligations légales – touchant plus particulièrement les grandes entreprises – et l’amélioration du service au client. Les gains de place et de productivité se positionnent parmi les sujets forts de préoccupation.
 
courrier peu dématérialisé

La dématérialisation du courrier entrant peut contribuer à réduire les coûts à moyen terme. Le retour sur investissement d’un tel projet s’obtient en moyenne au bout de deux ans. Selon l’enquête SerdaLab, si 82,5 % des services généraux sont chargés de la gestion du courrier entrant, seule une minorité, 17 %, le dématérialise. Ils accordent la priorité à la numérisation des contrats, factures et autres documents officiels. Malgré ce petit chiffre, 30 % des services généraux disposent d’un projet de dématérialisation à court, moyen ou long terme. Les organisations publiques – 47% d’entre elles contre 25% des entreprises privées – sont les plus concernées, certainement en raison des réformes de l’État pour moderniser les services publics, encouragées par la DGME. Il est intéressant de signaler qu’en cas de projet de dématérialisation, les responsables de services généraux ne sont chargés du projet que dans trois cas sur dix. L’évolution de la fonction gestion du courrier entrant vers la dématérialisation aurait tendance à échapper aux facilities managers, au profit de la direction des systèmes d’informationⁱ.
 
67 % des services généraux en charge des archivesⁱ

Une correcte gestion des archives peut être également un moyen de gagner en place et en temps. Parmi les services généraux interrogés, 67 % gèrent les archives physiques, courantes, intermédiaires et historiques. Ce niveau recule à 23 % lorsqu’il s’agit d’archives électroniques. En moyenne, l’effectif consacré aux archives est de quatre personnes, dans les structures de l’échantillon. Néanmoins, dans plus de la moitié des cas, une seule personne est affectée à la gestion des archives. A souligner qu’à peine un quart des responsables de services généraux chargé des archives ont reçu une formation en archivistiqueⁱ , ce qui démontre le manque de connaissance des compétences exigées par le métier et surtout le défaut de reconnaissance du métier. Les responsables s’informent sur les problématiques d’archivageⁱ principalement dans les salons professionnels et les magazines.
 
pénétration très faible des logiciels

Lorsque la gestion des archives est internalisée, la pénétration des logiciels spécialisés en archivage physique est extrêmement faible. Non seulement les services généraux sont très peu nombreux à gérer leurs archives à l’aide d’un logiciel (39 %), mais lorsqu’ils en utilisent un, Excel est privilégié dans la majorité des situations (52 %). Bien que le gain de place soit une problématique forte, les services généraux externalisent peu leurs fonds. Seul un peu plus d’un tiers des enquêtés font aujourd’hui appel à un prestataireⁱ externe, soit pour la totalité des archives (10 %), soit partiellement (25 %). L’externalisation^{ou Outsourcing. L'externalisation désigne la délégation d'une fonction secondaire à un prestataire extérieur, fonction qui pourrait potentiellement être réalisée en interne. L'externalisation concerne les tâches liées au fonctionnement de l'organisation, intervenant beaucoup plus indirectement que les activités opérationnelles sur la production finale de l'entreprise. L'externalisation se distingue de la sous-traitance, qui concerne les opérations contractuelles par lesquelles un entrepreneur confie tout ou partie d'un travail destiné à ses propres clients.">i} de la conservationⁱ de fonds d’archives est assez peu développée en France, au regard des Etats-Unis, qui affichent un taux d’externalisation de 60 %. Sans surprise, pour 87 % desrépondants, le coût est le premier critère de choix d’un prestataire en archivage, mais le service, notamment enterme de délais de consultation courts, doit aussi être au rendez-vous.
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