la papier fait de la résistance

Malgré la dématérialisation galopante de l'information, avec ses bénéfices incontestés, l'archivage électronique s'impose sans arriver à faire disparaître les archives papier

Le tout numérique s’est emparé du monde documentaire et son expansion ne connaît pas de limites. Quelques chiffres suffisent pour s’en convaincre : 95 % des documents sont désormais créés directement sous forme électronique et 75% des savoirs sont échangés par courriel ^">i. En 2006, six millions de déclarations de revenus ont été réalisées en ligne et plus de cinquante millions de factures ont été dématérialisées par les entreprises françaises. Selon le cabinet IDC, 980 milliards de gigaoctets d’informationⁱ numérique devraient être produits en 2010, contre 161 milliards en 2006.
 
encore des pratiques surprenantes en entreprise

Face à cette colossale production électronique, les entreprises ont adopté un archivageⁱ électronique, conforme à un ensemble de prescriptions réglementaires, lois et normes. L’archivage électronique vise à conserver des informations qui présentent une valeur probante ou des effets juridiques, en préservant leur intégrité et leur pérennité. Il concerne toutes les personnes juridiques, qu’elles soient physiques, morales, privées ou publiques. A la clé, des gains non négligeables en termes de gestion documentaireⁱ : maîtrise de la volumétrie, réduction des coûts d’impression et de consommation papier. Mais aussi une rapidité d’accès à l’information et une sécurité accrue. Bref, autant d’arguments susceptibles d’instaurer un climat de confiance pour des sociétés de plus en plus souvent sommées de produire des preuves relatives à leur comptabilité ou à leur process métier. Pourtant, il semble que les entreprises n’aient pas toutes saisi les bénéfices de l’archivage électronique. Selon une enquête Serda Lab, Groupe Serda-Archimag, menée auprès d’une centaine de sociétés, 66,7 % d’entre elles conservent les documents physiques qu’elles ont pourtant numérisés et 33,3% ne détruisent qu’une partie des supports papier. Quant aux services généraux qui sont en charge de l’archivage électronique, ils ne sont que 21,1 % à posséder un logiciel dédié [Etude sur la dématérialisation et l'archivage dans les services généraux. Serda Lab, Groupe Serda-Archimag, parution en juin 2007]
 
à l’avenir, valeur probante et coffre-fort électronique

Un étonnant constat qui n’entame pas l’optimisme de Charles du Boullay, directeur général de CDC Arkhinéo : « Il y a sept ans, l’archivage électronique à valeur probante n’existait pas. Si la dématérialisation et l’archivage ont été l’apanage des grands comptes, les TPE et les PME devront s’adapter et mettre en place des process d’échanges dématérialisés ». Même son de cloche du côté de Xerox Global Services où l’on estime que l’archivage électronique connaîtra trois tendances fortes. La généralisation du coffre-fort électronique, l’intégration dans une Gedⁱ et l’explosion des services de tiers archiveurs. Ce spécialiste de la gestion documentaire précise que « la garantie d’intégrité ne sera plus apportée principalement par le caractère non réinscriptible des supports de conservationⁱ, mais par les possibilités de conserver et vérifier l’empreinte signée des archivesⁱ ».
 
réglementation mouvante

Pour autant, les entreprises doivent prendre en compte les fréquentes évolutions de la réglementation. Certaines normes seront révisées d’ici quelques mois. Tout projet d’archivage électronique doit faire l’objet d’une analyse quant à la nature des documents à conserver.