La dématérialisation des factures doit-elle être adaptée au secteur d’activité ? Cas particulier de l’immobilier

Par Olivier Némitz, en charge de l’offre dématérialisation/GED au sein de la société Herdia, cabinet de conseil spécialisé en immobilier et assurance.

PUBLI-INFO/AVIS D'EXPERT. Au premier abord, on peut penser qu’un projet de dématérialisation des factures dans l’immobilier peut se traiter selon la même approche que dans tout autre secteur. Les techniques habituelles d’analyse semblent pouvoir s’appliquer et aboutir à un choix de traitement par numérisation, PDF signé, EDI, portail de saisie de factures, etc.

Mais dans les faits, l’immobilier présente de nombreuses spécificités qu’il est préférable de prendre en compte dès le départ afin d’éviter tout dérapage coûts/délais. En voici les principales :

Le besoin de l’original papier et un classement par immeuble

Comme pour d’autres secteurs, si le traitement des factures au fil de l’eau se fait dans l’ordre chronologique de réception, il est en revanche nécessaire de structurer le stockage papier par immeuble afin de se prémunir contre des coûts futurs de désarchivage exorbitants. Effectivement, dans de nombreuses situations, l’original papier d’une facture est exigé : lors de la vente d’un immeuble, lors du transfert d’un mandat de gestion entre deux administrateurs de biens, ou encore pour justifier d’une régularisation de charges. Dans l’ensemble de ces cas, le classement par immeuble permet de désarchiver les factures souhaitées à moindres frais.

Lorsque l’on ajoute à cette contrainte la durée de conservation particulière des factures concernant les gros travaux (durée légale de 30 ans, mais potentiellement beaucoup plus), on voit que l’archivage physique des factures pose des contraintes fortes, liées à ce secteur.

Des factures hétérogènes… et spécifiques

La nature très hétérogène des pièces traitées introduit également une complexité que l’on ne rencontre pas fréquemment dans d’autres secteurs d’activité. En effet, beaucoup de documents, considérés comme des factures, ont une structure très particulière (ex : Appel de fonds, Avis d’échéances, note d’honoraires, décompte général définitif, situation de chantiers, etc.). On observe, en conséquence, des taux de reconnaissance très inférieurs aux standards, notamment lorsque la dématérialisation est externalisée.

Par ailleurs lorsqu’un maître d’ouvrage gère les travaux (validation impliquant un tiers externe à l’entreprise) ou que le maître d’ouvrage applique une retenue de garantie (ce qui implique une validation partielle de la facture), les circuits de validations se complexifient.

Beaucoup de petits fournisseurs avec peu de factures

Un autre point particulier tient à la nature très locale du marché de l’immobilier, réparti sur l’ensemble du territoire, et faisant appel à de multiples fournisseurs, bien souvent, de petits artisans peu informatisés. Cela implique un grand nombre de fournisseurs différents qui, chacun, génèrent peu de factures. Ceci limite, par conséquent, les possibilités d’industrialisation des flux. L’avènement des politiques achats des grandes entreprises du secteur n’arrivent pas à contrebalancer cet effet.

Ainsi, méconnaître les spécificités du secteur peut rapidement amener à rencontrer des points de blocage et présente un risque de perte de contrôle sur les coûts et les délais. Une analyse particulière, préalable, s’appuyant une expertise du secteur immobilier, est une condition de succès importante pour les projets de dématérialisation dans ce secteur. //

Herdia :

Cabinet de conseil en organisation et système d’information spécialisé sur les secteurs de l’assurance et de l’immobilier, herdia est expert en accompagnement à la mise en oeuvre de solutions de dématérialisation et de GED.

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