Reportage : comment la Mutuelle Sociale Agricole a adopté la signature électronique

 CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°373
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C’est lors de la crise sanitaire du Covid-19, en 2020, que la Mutualité sociale agricole (MSA) décide de se tourner vers la signature électronique. Comme de nombreuses organisations, elle se rend alors à l’évidence : les Français étant confinés chez eux, les signatures manuscrites sont devenues tout simplement impossibles à réaliser.

Mais un tel projet ne s’improvise pas : "la crise sanitaire a révélé un besoin de clarification sur les enjeux juridiques des procédés de signature déployés et sur la mise à niveau de nos dispositifs de validation et de signature", explique Bernard Marchand, chef de projet stratégique pour la Mutualité sociale agricole.

En 2021, un groupe de travail voit le jour. Constitué de la Direction comptable et financière et de plusieurs caisses locales de la MSA, il est accompagné par le cabinet de Serda Conseil afin de procéder aux phases de diagnostic et de scénario. Objectif : faire un état des lieux des besoins de la mutuelle pour mieux y répondre. La décision est prise d’acquérir les outils nécessaires à l’installation d’une signature électronique au sein de l’institution.

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Une deuxième phase, celle du choix des outils, est ensuite enclenchée. À commencer par celui d’un parapheur, commercialisé par l’éditeur SRCI en mode SaaS, puis par l’achat de certificats de signature et de cachets serveur auprès du fournisseur de services de confiance BlueCerts.

Ainsi équipée, la Mutualité sociale agricole a pu entrer en phase de préparation : recette du parapheur, organisation de la formation des administrateurs, paramétrage des outils… Le déploiement, quant à lui, est réalisé progressivement par tranches tout au long de l’année 2023 en commençant par six caisses pilotes qui ont joué le rôle de précurseures.

Certificat de signature qualifiée et certificat de cachet serveur "personne morale"

La Mutualité sociale agricole a fait le choix de deux types de certificats de signature : le certificat de signature qualifiée est indispensable lorsqu’il faut identifier les parties et attester de leur consentement. Il est même devenu obligatoire dans le cadre des marchés publics (arrêté du 22 mars 2019) mais aussi pour les opérations de recouvrement de contentieux.

"Nos juristes nous ont conseillé de signer tous nos documents avec une signature électronique de niveau qualifié", précise Bernard Marchand. "Entre trois et dix certificats de niveau qualifié ont été acquis pour chacune des caisses du réseau".

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Deuxième type de certificat de signature : le certificat de cachet serveur "personne morale" au sein de chaque organisme du réseau. Ce certificat permet notamment d’attester que l’organisme détenteur du certificat est bien à l’origine du document. "Il y a un gros besoin de pédagogie en matière de certificats de signature, car il est assez complexe de savoir quel est le niveau le plus pertinent", poursuit le chef de projet stratégique de la MSA.

Circuits de validation préparamétrés

Autre phase du projet, le paramétrage des parapheurs est réalisé par des "administrateurs d’organisation". Plusieurs missions leur incombent :

•     la gestion des droits des utilisateurs de leur environnement, en fonction de leurs profils et de leurs rôles, pour chaque type de document et modèle de circuit de validation/signature ;
•     le paramétrage du parapheur en construisant des modèles de circuit selon la nature du document : qui peut déposer ? Qui doit valider ? Qui doit signer ? Qui doit être informé ?

Un organigramme permet de visualiser chaque utilisateur et les droits d’accès qui lui sont associés (dépôt de document, validation, signature). Des circuits de validation préparamétrés sont alors proposés aux collaborateurs en fonction de leurs besoins.

Du côté des certificats de signature, des "mandataires de certification" jouent le rôle d’intermédiaires entre le fournisseur de services de confiance BlueCerts et les porteurs de certificats. Leurs missions sont très concrètes :

•     la collecte des demandes de certificat ;
•     la gestion des commandes auprès de BlueCerts ;
•     le suivi de la vie des certificats (révocations, nouvelles commandes, etc.) ;
•     la récupération et la distribution des certificats aux utilisateurs/porteurs (nécessité d’un face à face avec les porteurs pour les certificats qualifiés).

Suivi en temps réel de l’avancement des dossiers

Après plusieurs mois de réflexion et de déploiement, ce projet a livré ses premiers résultats. Premier bénéfice constaté, une plus grande facilité dans l’envoi et les échanges de documents. "Nous sommes désormais certains de retrouver tous les documents à signer dans le même outil - le parapheur - et non pas dans des répertoires partagés sur des serveurs, comme c’était le cas auparavant", se réjouit Bernard Marchand.

La procédure de signature a également connu une accélération : la durée totale entre le dépôt, l’envoi du document à signer et la signature à proprement parler est incontestablement plus brève qu’avec un parapheur papier traditionnel.

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Autre avantage, le suivi en temps réel de l’avancement des dossiers est désormais possible. Là encore, rien de comparable avec le parapheur papier dont on ne savait pas toujours précisément où il était, ni même si la signature avait été apposée sur le document. De même, la sécurisation des données dématérialisées est assurée via un système d’archivage électronique.

Impacts environnementaux

À l’heure où la France vise la décarbonation de son économie, d’autres bénéfices ont été constatés sur le terrain environnemental. Le bilan carbone du parapheur électronique est cinq fois moins élevé que celui du parapheur papier. Des économies ont également été réalisées sur l’achat du papier, d’encre et d’impression des documents à signer. Autre facteur de réduction, les frais d’envoi et/ou de déplacement ont été revus à la baisse.

En adoptant la signature électronique, la Mutualité sociale agricole n’a pas seulement fluidifié ses flux documentaires. Elle s’inscrit dans un mouvement plus large qui est en passe de devenir majoritaire. Selon la dernière édition du Rapport sur la gouvernance de l’information numérique réalisé par le Groupe Serda Archimag, 51 % des organisations sont désormais équipées d’une solution de signature électronique. Un cap d’autant plus impressionnant que ce taux s’élevait à seulement 14 % en 2015.

La Mutualité sociale agricole, l’opérateur social du monde agricole

La Mutualité sociale agricole (MSA) assure la couverture sociale de l’ensemble de la population agricole et des ayants droit : exploitants, salariés, employeurs de main-d’œuvre. Avec 26,9 milliards de prestations versées à 5,2 millions de bénéficiaires, ce guichet unique est le deuxième régime de protection sociale en France après le régime général.

La MSA verse toutes les protections auxquelles les ayants droit peuvent prétendre dans les domaines de la santé, de la famille, des accidents du travail, de la retraite… Elle assure également le recouvrement des cotisations et contributions sociales.

Son réseau est constitué de 35 caisses locales, d’une Caisse centrale et d’un organisme informatique (iMSA). Elle emploie environ 15 000 salariés, dont 1 500 travailleurs sociaux, 350 médecins et 280 conseillers en prévention. 4,8 % de la population française relève du régime agricole pour son assurance maladie.