En mai et juin derniers, Archimag a réalisé, en partenariat avec Jalios, une enquête auprès de 105 organisations françaises afin de savoir comment elles envisagent désormais la digital workplace. Il s’avère que la digital workplace n’est plus une notion floue. La majorité des sondés (48%) s’accordent à dire que la digital workplace est avant tout “un environnement numérique où chaque collaborateur accède quotidiennement, selon sa fonction, aux informations, connaissances, applications et personnes dont il a besoin pour travailler”. Pour un peu plus de 37% des sondés, la définition de la digital workplace est un peu différente puisqu’ils l’assimilent à “un environnement de travail connecté et modulaire proposant différentes applications activables à la demande (réseau social d’entreprise, outils d’édition de document, messagerie instantanée, visioconférence, GED, etc.)”.
Deux conceptions de la digital workplace
Ce sont là finalement deux conceptions qui se confrontent :
- d’un côté, celle d’un environnement verrouillé par profil d’utilisateur proposant un accès filtré et limité aux seuls outils et documents dont l’utilisateur a besoin pour remplir ses mission.
- de l’autre, celle d’un espace de travail dans lequel le collaborateur vient piocher les outils dont il a besoin parmi ceux disponibles (à la manière des apps que l’on télécharge depuis les app stores mobiles et que l’on agence sur les écrans de nos smartphones).
58% des sondés rappellent d’ailleurs qu’ils n’ont pas une totale liberté d’usage de leurs outils et applications informatiques. D’où cette notion de digital workplace, envisagée comme un espace de travail dans lequel il est possible de sélectionner, d’activer et d’utiliser des applications validées par l’organisation. La plupart des sondés rappelle à juste titre qu’il est important pour les organisations d’impliquer les collaborateurs dans leurs choix technologiques. Et malheureusement, pour l’instant, il s’avère que leurs attentes et besoins ne sont pas suffisamment pris en compte dans ce genre de projet (57%).
Digital workplace : une côte d’amour en hausse
Cette crise sanitaire a eu, bien entendu, un impact direct sur la façon de travailler des organisations qui, du jour au lendemain, ont dû improviser le télétravail et exploiter les outils déjà en place pour poursuivre leurs activités. 57% d’entre elles reconnaissent que, depuis le confinement, leur regard et leur opinion sur la digital workplace a évolué de manière positive. 41% indiquent également que cette drôle de période n’a pas eu d’incidence majeure sur leur façon d’appréhender le sujet. Comprenez qu’ils en avaient déjà une opinion positive auparavant.
Moins de mail, plus de réunion en ligne
Si depuis le confinement, les échanges professionnels entre collègues se font toujours essentiellement par mail (il s’agit là de l’usage cité en premier par 50% des répondants), l’usage de la messagerie électronique a cependant tendance à baisser (il était en tête à 72% en février lors d’une précédente enquête) au profit des réunions en ligne (qui passent de 11% à 24%) et des outils collaboratifs (qui passent de 4% à 8%). L’usage du chat se répand également et concerne désormais plus d’1 organisation sur 10.
Accès & partage de l’information : l’effet confinement
Et quand on interroge les organisations sur les deux fonctionnalités essentielles en situation de télétravail, le stockage partagé et la possibilité de créer des espaces collaboratifs arrivent en tête des réponses (70%), suivi de la visioconférence (64%). D’autres fonctionnalités sont citées, mais arrivent relativement loin derrière, notamment le chat (24%), les outils de gestion de tâches et de projets (13%) et la co-édition simultanée de documents (10%). Pour les organisations sondées, la digital workplace s’appuie avant tout sur l’accès et le partage de l’information.
Quand le confinement fait naître le besoin
40% des organisations avouent par ailleurs que le confinement et le télétravail contraint ont été les déclencheurs de projets liés à la digital workplace et au travail collaboratif. Pour 17%, ces projets prennent racines dans la stratégie d’entreprise et pour 11% dans l’incontournable transformation digitale enclenchée depuis plusieurs années déjà. Tous reconnaissent en tout cas l’intérêt et les atouts de la digital workplace : 49% l’estiment même indispensable, voire vitale pour leur activité au quotidien ; et 45% la jugent importante pour garder le lien avec l’organisation et les collègues. Autre signe très positif : 89% des sondés pensent que le collaboratif est un facteur fort d’intégration au sein de l’organisation.
Rendez-vous d’experts et retours d’expérience
C’est justement pour faire mettre en lumière les avantages de la digital workplace et la façon dont celle-ci a permis à une partie des organisations françaises de poursuivre leurs activités pendant la crise sanitaire, que Jalios organise les 30 juin, 1er et 2 juillet, les Digital Workplace Days. Avec, pour chaque journée, une keynote inaugurale, deux tables rondes thématiques par secteur d’activité au cours de la matinée, suivies de paroles d’expert (partenaires et intégrateurs Jalios) et de retours d’expérience d’organisations déjà équipées qui partageront leurs bonnes pratiques.
Á chacun de composer son programme au gré des nombreux rendez-vous prévus au gré de ces 3 jours. L’inscription se fait ici.
