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[En direct de Documation] “Le monde tel que nous le connaissons s’est arrêté brusquement au début de l’année 2020”, constatait l’Organisation internationale du travail (OIT) dans le guide sur le télétravail pendant et après la pandémie de Covid-19 qu’elle a publié en 2020. Et d’ajouter: “A n'en pas douter, nous expérimentons actuellement le paradigme du travail le plus inattendu de cette génération”.
Télétravail, collaboration à distance, continuité des processus métiers : les éditeurs de solutions ont-ils dû répondre à de nouvelles demandes de la part de leurs clients et se sont-ils adaptés à cette transformation générale de l’organisation du travail ?
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Modéliser les processus et collaborer autour de la data avec M-Files Hubshare
“La crise sanitaire et le télétravail qu’elle a entraîné ont accéléré les demandes de nos clients”, reconnaît Marwane Afdilate, senior sales specialist d’M-Files Hubshare lors de la conférence “Comment collaborer avec son écosystème et maîtriser sa documentation avec des outils simples et efficaces ?”, donnée le mardi 22 mars sur le Salon Documation. Pour Hubshare, qui propose un portail collaboratif à vocation interne et externe, son offre de service correspond totalement aux besoins actuels : racheté par le spécialiste allemand de l’ECM M-Files en 2021, ils estiment pouvoir offrir aujourd’hui, ensemble, “une expérience utilisateur complète” qui permet de “collaborer autour de la data et de modéliser l’ensemble des processus de nos clients”.
Leur solution, qui se veut agile et capable de répondre à tous types de besoins, permet aux collaborateurs mais aussi aux clients ou partenaires d’accéder à l’information à distance grâce à des accès distants. “Nous observons également une nouvelle demande de nos clients, ajoute Marwane Afdilate : “Certains se positionnent sur le sujet de la santé au travail et portent une attention particulière à la déconnexion de leurs collaborateurs. Ils veulent pouvoir surveiller leur nombre d’heures de connexion”.
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Jalios : flexibilité et collaboration asynchrone
L’éditeur Jalios est plus mitigé : “Certaines choses ont évolué et d’autres non”, constate Hoang-Anh Phan, chief marketing officer de l’éditeur français spécialiste de la digital workplace, de l'intranet et de l'extranet collaboratif et des réseaux sociaux d'entreprise, également présent sur Documation ; “Les gens veulent de la flexibilité : faire du télétravail tout en retournant au bureau. Du côté du management, on sent encore beaucoup de freins”.
Face à cette hybridité, de nouvelles habitudes semblent acquises. Aux outils déjà existants de ses clients, Jalios propose de nouvelles briques permettant d’accompagner ces nouveaux usages. C’est le cas du planning de présence, intégré dans la digital workplace qu’il propose. Ou encore l’animation d’équipe en mode distribué (sur site ou à l’extérieur) : “Nous parlons depuis longtemps de la notion de temps dans la collaboration”, poursuit Hoang-Anh Phan ; “Avec la crise sanitaire, les gens ont pris conscience de la surcharge mentale que crée l’accumulation de visioconférences sur une journée”.
L’éditeur propose donc différents outils dédiés à la collaboration asynchrone, plus étalée dans le temps, sans revenir pour autant à l’e-mail, comme des FAQ collaboratives, des forums de discussion ou des chats. Enfin, Jalios a également misé sur 5 Apps Teams dédiées à la communication interne pour animer et reconnecter les équipes. “Elles permettent d’aller chercher le collaborateur où il est”, conclut Hoang-Anh Phan.
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Gouvernance et partage de documents avec Box
Chez Box, on pointe du doigt la mauvaise gestion documentaire qu’ont entraîné les nouveaux usages liés à la crise sanitaire : “Du jour au lendemain, les gens se sont mis à utiliser à outrance les outils de collaboration vidéo comme Microsoft Teams ou Zoom même pour partager des documents”, explique Guillaume Braux, directeur technique chez Box pour l’Europe du sud, l’Afrique et le Moyen-Orient ; “Leur gestion documentaire est donc totalement désorganisée et anarchique”.
C’est pour la restructurer qu’ils font ensuite appel à Box, une entreprise américaine née en 2015. Car sa solution permet le partage de documents dans le cloud et couvre l’ensemble du cycle de vie du document, quel que soit son format et propose une gouvernance de l’information à l’échelle de l’entreprise. “C’est une sorte de Ged dans le cloud”, précise Guillaume Braux, “qui permet avec un même outil de consolider le stockage, d’organiser la gouvernance et même l’automatisation”.
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Alfeo : collaborer et capitaliser grâce au knowledge management
De son côté, Alfeo part du principe que le marché des outils collaboratifs est déjà saturé par les puissants Teams, Google et consorts, liés à leurs produits de visioconférence et de chat. “Notre particularité est de nous concentrer sur le capital informationnel en facilitant l’accès à l’information et aux données pour les collaborateurs”, explique Eric Delot, directeur général d’Alfeo ; “car la plupart des organisations sont cloisonnées en silos ou en équipes métiers et les collaborateurs n’ont souvent pas la possibilité de retrouver l’information qui peut être utile à l’entreprise”.
Syracuse, la plateforme de knowledge management (KM) d’Alfeo, se décline en deux solutions : digital workplace ou plateforme documentaire. Elle fédère les sources de données, gère les actifs documentaires et peut ainsi propulser la connaissance utile, jusque-là connue par une petite équipe, à l’ensemble des collaborateurs.
