Documation 2022 : les 6 grandes tendances, les conférences et les nouveautés en avant-première

Documation, le salon du management de l’information et des processus documentaires, ouvrira ses portes les 22 (après-midi), 23 et 24 mars, à Paris-Porte de Versailles. Archimag est partenaire. Voici les 6 grandes tendances qui dynamisent le marché de la dématérialisation et qui animeront Documation 2022, le programme des 3 grandes conférences plénières, ainsi que les nouveautés et les actualités des exposants. Tout ce qu’il faut savoir pour préparer votre visite !

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Retour aux bonnes habitudes. C'est au mois de mars que se tient le salon Documation (22 après-midi, 23 et 24). Les années 2020 et 2021, avec des éditions reprogrammées en septembre pour cause de crise sanitaire, appartiennent au passé, on croise les doigts !

Documation, c’est un cycle de conférences organisées en partenariat avec Archimag, et bâti sur une réflexion concernant les tendances du moment. Environ vingt-cinq conférences thématiques seront tenues, ainsi que trois conférences plénières, présentées ici. Documation, c’est aussi une exposition avec des nouveautés à découvrir sur les stands.

Les 6 tendances de Documation 2022

Pandémie oblige, 2022 souffre encore d’une certaine imprévisibilité. Cependant l’activité affiche un réel dynamisme : le PIB français a augmenté de 7 % en 2021, après la chute de 7,9 % de 2020, on attend plus 4,2 % en 2022. Aujourd’hui, la difficulté numéro un serait de recruter… Somme toute, le contexte s’avère porteur.

1. La cybersécurité

La première tendance relevée concerne la cybersécurité. Comme l’année précédente, 2021 a connu une multiplication d’attaques par ransomware, touchant les entreprises, les collectivités territoriales et même les hôpitaux.

Le travail hybride, avec un manque de protection sur les postes et les connexions et le recours croissant à la dématérialisation et au cloud offrent une plus grande surface d’attaque aux cybercriminels.

Heureusement, la défense s’organise. On compte sur l'intelligence artificielle et le machine learning pour participer à la protection contre les ransomwares - tout en sachant que les hackers adoptent aussi ces technologies.

“Security by design”

Mais à chacun d’être responsable : les éditeurs en créant des solutions intégrant des éléments de sécurité (“security by design”) ; les entreprises en adoptant des stratégies ad hoc et en éduquant leurs employés ; les employés en se formant à se défendre ; l’Etat et les collectivités pour apporter des garanties de confiance en matière d’e-administration et de traitement réservé aux données des administrés et citoyens.

Parmi les mesures prises, on note par exemple la mise en place d’un futur numéro d’urgence en cas de cyberattaque, le “17 cyber”, ou de centres régionaux pour répondre à ce type de menace (les Computer security incident response teams ou CSIRT).

2. Le cloud hybride

C’est largement le cloud qui a permis la “résilience” des entreprises pendant les confinements et les mesures de restriction (dont l’obligation de télétravailler). Aujourd’hui, on s’oriente vers un cloud hybride qui mixe deux types d'environnement, public et privé.

Objectifs pour les clients : être moins captifs et dépendants d’un fournisseur et, avec la partie privée, rechercher un degré de contrôle accru, un réseau exclusif donnant plus de sécurité.

Gaia-X et Euclidia

Mais le cloud est aussi une question de stratégie de l’Etat, avec le “cloud de confiance” et son label délivré par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi). Avec aussi la question du cloud souverain. Deux projets s’y confrontent. D’une part, Gaia-X, projet franco-allemand d’un cloud européen, rejoint par 180 sociétés dont Microsoft et Google. D’autre part, Euclidia (Alliance industrielle européenne du cloud), projet porté par des entreprises de la filière numérique (25 membres aujourd’hui).

3. Les data

Dans un paysage hyper-connecté, jamais autant de données - de tous formats et de toutes sources - n’ont été générées et n’ont circulé sur les différents réseaux. Hélas ! Plus de la moitié des données stockées par les entreprises seraient non répertoriées et non utilisées.

L’un des premiers risques encourus relève de la conformité (données personnelles et RGPD, règles d’archivage…).

Une seule plateforme unifiée

Face à cela, deux types de réponses peuvent être apportées. Tout d’abord, la mise en place d’une gouvernance de l’information, fondée sur une stratégie forte incluant la lutte contre les vracs numériques ainsi qu’une politique d’archivage et d’élimination.

Ensuite, l’installation d’outils. En particulier, des éditeurs militent pour le recours à une seule plateforme unifiée et intégrée pour simplifier la gestion et le traitement des données. Les dernières technologies se révèlent de plus en plus à la portée de tout le monde (pas seulement des data analysts ou scientists), ceci à force d’intelligence artificielle, de machine learning et de traitement de la langue. Ces plateformes amènent davantage d’efficacité et permettent le rapprochement de données, notamment dans une perspective d’innovation.

4. La dématérialisation écoresponsable

Rappelons-le : le numérique n’est pas automatiquement synonyme d’écoresponsabilité. La Cop26, Conférence de Glasgow (1er au 13 novembre 2021, Écosse) a rappelé l’impératif de limiter notre empreinte carbone et de préserver la planète. Bonne nouvelle, de plus en plus, les entreprises font leur la durabilité comme facteur de la stratégie commerciale à long terme et comme composante de leurs feuilles de route organisationnelles pour l'avenir.

Cette écoresponsabilité se traduit par l’utilisation d’énergie propre, de matériel recyclé, le souci du bien-être des salariés, des exigences éthiques…

S’attendre à des classements

D’ici peu, dans le cadre de cette dématérialisation écoresponsable, il faut s’attendre à des critères d'évaluation sur la durabilité et l'empreinte carbone des entreprises, à des classements de celles-ci sur la base de ces critères (comme les notes énergétiques attribuées aux logements et aux appareils électriques).

5. L'identité numérique

Chacun voudrait avoir l’assurance que ses données ne sont pas utilisées malgré soi - dernièrement Google a été accusé par plusieurs Etats américains de collecter des données sans autorisation.

L’identité numérique est devenue une clé du développement de l’activité et de l’administration électroniques. On pense en particulier à la signature électronique.

Le paysage évolue. L’Identité Numérique La Poste entend simplifier et sécuriser les démarches en ligne. Le système d'identification France Connect vient de franchir le cap des 30 millions d’utilisateurs. Il est intégré à plus de 1 000 services en ligne. La carte nationale d'identité (CNI) numérique, lancée l’été 2021, aura une partie applicative, en cours de développement, qui permettra d’aller plus loin dans les services.

Portefeuille européen d’identité numérique

En Europe, on se dirige vers un portefeuille européen d’identité numérique, avec lequel le citoyen doit garder la main en décidant des données qu’il veut partager. La révision du règlement eIDas (Electronic identification authentication and trust services) permettra cette avancée. Ce portefeuille ou « wallet » contiendra à la fois un système d’identification et des attributs (documents et justificatifs, comme par exemple un diplôme ou un permis de conduire). La prochaine étape aura lieu en septembre 2022. D’ici là, les États membres doivent mettre en place « une boîte à outils commune » (avec des éléments en dur comme l'architecture technique, mais aussi un ensemble de normes, des lignes directrices relatives aux bonnes pratiques).

6. L’entreprise en réseau

Élargissons l’horizon au-delà de la dématérialisation. Si au fil de la pandémie de Covid 19, il a été question de l’émergence d’un « monde d’après », en fait, on s’orienterait non vers des ruptures brutales, mais plutôt une amplification de tendances déjà existantes auparavant comme notamment : le progrès des achats en ligne, le télétravail, la limitation des longs voyages, la coopération public-privé, la diffusion plus rapide des technologies, une attention croissante portée à la proximité, aux circuits courts…

Mais pour les entreprises, surtout pour les activités de services ou de conseil, la grande question est : l’organisation pyramidale très hiérarchisée avec des postes fixes va-t-elle être dépassée ? Les salariés sont las des open spaces et du flex office…

Des travailleurs free-lance

La donne serait en train de changer. Les salariés veulent bénéficier de plus d’autodétermination dans leur travail, avoir un périmètre d'action et une réelle autonomie - aux managers de devenir facilitateurs. Une tendance observée aux Etats-Unis commence à émerger en France : de plus en plus de travailleurs deviennent free-lance (dès 2027, plus de la moitié des travailleurs américains le seraient, étude d'Edelman Intelligence/Upwork).

Autrement dit, pour mener à bien ses missions, l’entreprise ne pourra plus compter sur ses seules forces, mais devra s’appuyer sur un réseau de travailleurs externes. Conséquence pour son système d’information : il faudra veiller à davantage de sécurité et de possibilités de travail collaboratif (digital workplace). Voilà des marchés qui n’ont pas fini d’être porteurs !

Les trois conférences plénières

Dématérialisation écoresponsable

Qu’est-ce que la dématérialisation écoresponsable ? Cette approche répond aux nouvelles lois sur la sobriété numérique, à la demande croissante des clients, des citoyens et des usagers et, de manière générale, à la réduction de l’empreinte carbone aussi bien pour les entreprises que pour les collectivités. Elle est un nouvel axe de développement des activités.

Quand ? Mardi 22 mars - 14h15-15h00

Gouvernance de l'information numérique

Quel est le périmètre de la gouvernance de l’information ? Quel est le niveau d’adhésion des organisations et des utilisateurs ? Une entreprise témoignera de sa mise en oeuvre, avec des éléments de méthode et les étapes à respecter. Par ailleurs, la gouvernance de l’information fait l’objet d’une nouvelle norme Iso à paraître, qui sera commentée ici.

Quand ? Mercredi 23 mars - 09h45-10h30

Ged, ECM et knowledge management

La gestion des documents comme celle des contenus bénéficient de nouvelles approches de valorisation de l’information et des connaissances. L’intelligence artificielle joue ici un rôle clé. L’interopérabilité est une condition de bon fonctionnement.

Quand ? Jeudi 24 mars, 15h00-15h45

Les nouveautés et les actualités des exposants

Cette année, nombre d’offres des exposants, dans les domaines de la Ged, de l’ECM, ainsi que des digital workplaces, intègrent de nouvelles possibilités, notamment la connexion à des services de signature électronique et d’archivage, mais aussi davantage d’interaction et d’automatisation.

Le sujet de la facture électronique restera encore prépondérant en vue des obligations qui attendent les entreprises à partir de juillet 2024. Ainsi, le format FacturX sera à l’honneur sur certaines solutions de dématérialisation des factures, notamment chez Zeendoc. Cependant ce ne sera pas la seule nouveauté de cette Ged, puisque son interface est également revue et de nombreuses fonctionnalités sont ajoutées.
Pour les plus petites structures pour qui généralement le traitement des factures est un processus manuel, Progedoc propose désormais OxyFactures qui ajoute à OxyGed un service de traitement automatique des factures et des notes de frais.
Pour toutes ces solutions, les éditeurs font également état d’un renforcement des fonctions de sécurité avec par exemple une historisation des tentatives d'accès suspectes sur Zeendoc, un filtrage plus précis des collaborateurs par rôles ou profils et surtout une sécurité dynamique qui s’adapte au cycle de vie du document dans certaines solutions. Ainsi, dès qu’un projet collaboratif impliquant des documents sera clôturés, les droits d’accès en modification ou lecture seront automatiquement révoqués. Auparavant ces opérations étaient manuelles.
La gestion et la dématérialisation du courrier est aussi et encore à l’ordre du jour avec plusieurs nouveautés dans ce domaine, notamment l’arrivée d’OxyCourrier chez Progedoc toujours qui intègre là encore dans OxyGed un service d'envoi de courriers simples et recommandés au format physique ou électronique.

Lors du salon, SER Group met en avant son offre de support et de services managés à destination de ses clients Doxis ICA (Intelligent Content Automation), ainsi que Doxis4, logiciel modulaire de gestion intelligente de l’information (ECM, BPM, collaboratif, services cognitifs).
Spécialiste des technologies SharePoint et Microsoft 365, Solutions365 présente sa nouvelle solution packagée, Sodoc, Ged totalement intégrée à Microsoft 365, Teams et SharePoint.
Avec la gamme de produits PDF Tools de PDF Tools AG, sont pris en charge l'ensemble du flux de documents, depuis la matière première et le processus de numérisation jusqu'à la signature et l'archivage à long terme, conformément aux réglementations légales.
Papyrus Software propose la plateforme Papyrus intégrée et modulaire. Son périmètre comprend la capture des communications entrantes, la gestion de contenu ECM, la gestion des communications sortantes CCM. Elle supporte en outre la gestion des processus avec le BPM et le Case Management.
L’intelligence artificielle (IA) appliquée à la gestion des documents et des données continue de progresser. Elle est introduite dans certaines plateformes, notamment celle de Kentika, permettant de donner aux bases documentaires une dimension nouvelle. D’où par exemple l’analyse de proximité entre les documents, l’automatisation du multilinguisme, la personnalisation de l’expérience…
La signature électronique voit l'émergence de solutions de vérification d'identité à distance (avec son smartphone) comme le propose déjà ID360 chez Docaposte. ID360 va cependant bien au-delà : la plateforme agrège plusieurs modalités d’identification, notamment via l’Identité Numérique la Poste, mais aussi via France Connect, France Connect+ ou encore l’authentification faciale. A noter que Lex Persona est le premier éditeur français à offrir cette possibilité qui permet de fluidifier et sécuriser le parcours utilisateur.

Oodrive expose aussi, avec ses solutions de partage de documents, de sauvegarde et de signature électronique. Elles bénéficient des garanties de qualifications SecNumCloud, et des certifications Iso 27001:2013, Iso 27701 et HDS.
Universign, pure player des services de confiance français, montre sa plateforme Saas de services de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage.
Côté digital workplace, la solution Jalios Workplace, de Jalios, est un environnement de travail numérique incluant chat, visio, bureautique, Ged, communautés, etc., Elle est disponible soit en hybridation avec les suites Microsoft ou Google, soit en alternative “souveraine” avec l'édition Jalios Workplace Liberty.
Enfin, l’écologie aura aussi sa place dans les allées de Documation : Serda Conseil (Groupe Serda Archimag) propose désormais une méthodologie de cadrage et de pilotage pour le volet écoresponsable de tout projet de dématérialisation. Avec, à la clé, une réduction de l’empreinte carbone des dispositifs numériques mis en œuvre pour cette dématérialisation.