Découvrez toutes les newsletters thématiques gratuites d'Archimag dédiées aux professionnels de la transformation numérique, des bibliothèques, des archives, de la veille et de la documentation.
Au sommaire :
- Dossier : Comment optimiser sa digital workplace
- Digital workplace et knowledge management : quelle stratégie ?
- La digital workplace au service de la communication interne
- Une digital workplace au cœur des RH
- Optimiser la collaboration avec une digital workplace
Communiquer entre différents services et travailler de manière transversale sur des projets sont des enjeux de taille pour les groupements hospitaliers répartis dans plusieurs villes. C’est le cas du groupement hospitalier de territoire Bourgogne Méridionale (GHT Bourgogne). Ce dernier rassemble plusieurs centres hospitaliers et hôpitaux de proximité dans les régions Bourgogne-Franche Comté.
Afin de faciliter la coordination des soins, mais aussi de fluidifier les échanges entre les différents professionnels de la santé, le GHT Bourgogne s’est fixé plusieurs objectifs. Tout d’abord, la création d’un dossier patient uniformisé à l’échelle du groupement.
Lire aussi : Arnaud Rayrole : "Le travail à distance a renforcé le besoin d’outils collaboratifs"
« À l’origine, notre volonté était de pouvoir concevoir et partager des dossiers patients sur un vaste territoire de cinq établissements », explique Jean-Christophe Tamboloni, DSI du centre hospitalier de Mâcon. Ici, aucune donnée sensible n’est partagée : il s’agit avant tout, pour les professionnels de la santé, de travailler de concert et de manière harmonisée sur un projet.
Ensuite, le GHT Bourgogne souhaitait un canal de communication interne plus agile et rapide que les mails. Pour répondre à cette double ambition, le groupement s’est, dans un premier temps, tourné vers la solution SharePoint de Microsoft. Cependant, le logiciel ne permettait pas de gérer l’ensemble des projets de manière efficiente.
Droits et espaces spécifiques selon les profils
« À la base, nous travaillions sans outil et n’échangions que par mails, ce qui engendrait des pertes de temps. SharePoint n’était pas non plus en phase avec notre problématique », poursuit le DSI. Le choix se porte finalement sur Jamespot. « Sur les conseils d’un prestataire, nous avons pu tester leur plateforme avant de nous engager. »
Lire aussi : Digital Workplace : une application pour assurer une gouvernance décentralisée des communautés à large échelle
La solution plaît. Elle est vite déployée et prise en main sur l’ensemble des cinq établissements du GHT Bourgogne. « La plateforme est utilisée par différents profils : des soignants, des cadres médicaux ou encore des agents administratifs et des secrétaires. Chaque utilisateur dispose de droits spécifiques à son rôle. Tout le monde a bien adopté la solution, la prise en main étant relativement simple. »
Pour Jean-Christophe Tamboloni, le seul frein, qui relevait surtout de l’habitude, était la nécessité d’utiliser Google Chrome.
De manière générale, la plateforme de Jamespot a permis la mise en place de nouvelles pratiques et processus. Et ce, en constituant un réseau accessible à tous permettant d’identifier les compétences et les métiers des collaborateurs de chaque établissement.
Centraliser et structurer les informations
L’outil optimise aussi la gestion des projets avec une diffusion d’informations ciblées dans des espaces dédiés aux différents pôles. « Le mail a été remplacé à 95 % par la plateforme Jamespot. » Le déploiement de cette solution a favorisé le développement du partage et des interactions, par service ou par groupe de travail.
« Cela nous permet de mieux gérer les tâches et d’échanger plus facilement des informations, des messages, des vidéos ou même d’organiser des réunions et des visioconférences. Nous avons désormais un vrai réseau social d’entreprise. »
Lire aussi : Comment rendre un réseau social d’entreprise incontournable ?
La création de banques documentaires a également contribué à mieux centraliser et structurer les documents, constituant ainsi un point d’accès unique aux ressources. Si la plateforme est « ludique pour les utilisateurs », comme le confirme Jean-Christophe Tamboloni, Jamespot propose des formations pour la prise en main de l’outil, dédiées aux communicants et aux collaborateurs.
Aujourd’hui, près de 200 utilisateurs ont adopté la plateforme au sein du GHT Bourgogne.
