Comment mettre en place une revue de presse automatisée ?

Pratique pour les services de veille ou de documentation en recherche d’efficacité, la revue de presse automatisée, ou alerte par newsletter, est un bon compromis pour diffuser de l’information. Voici plusieurs conseils pour mettre en place une veille automatique qui ne passe pas à côté de son objectif : qu’elle soit lue.

Temps de lecture : 6 minutes

Découvrez Le Push du Veilleur, la newsletter thématique gratuite d'Archimag pour les veilleurs et les documentalistes !

Listing exhaustif de titres de presse généraliste ou spécialisée organisés par thématiques, une revue de presse peut être automatisée sous la forme d’alertes média par newsletter pour soulager les documentalistes et les veilleurs ou bien pour satisfaire les besoins en veille de petites structures qui ne disposent pas en interne de tels professionnels.

Bien sûr, il existe différents agrégateurs de flux gratuits qui permettent de surveiller un large panel de sources en ligne (celles qui proposent des flux RSS). Mais à moins de partager sa veille sur une plateforme en ligne, ces outils impliquent nécessairement une intervention humaine pour transformer la revue de presse en un livrable qui soit ensuite envoyé aux destinataires de la veille.

Surtout, la surveillance des flux RSS limite le nombre de sources consultées : dans le cas d’une veille presse, il est rare de se contenter des titres parus sur le web.

De nombreux prestataires en veille média et agrégateurs de presse proposent la surveillance de milliers de sources couplée à un service d’alertes par mail pour l’envoi de la revue de presse directement aux destinataires.

Ces prestataires ont accès à un large panel de sources (web, papier, TV, radio, etc.) et permettent une gestion simplifiée des droits d’auteur, en toute légalité. Le client est autonome dans le paramétrage de l’alerte, sa ligne éditoriale et la personnalisation. La collecte et l’envoi aux différents utilisateurs sont ensuite entièrement automatisés. Mais comment s’y prendre ?

Étape 1 - Échange et réflexion en amont

Une revue de presse diffusée sous la forme de newsletter automatique n’exclut pas l’action humaine, loin de là. Car c’est en se posant les bonnes questions en amont que l’on assurera à son alerte le bon paramétrage qui garantira ensuite la réussite du projet : c’est-à-dire que la newsletter soit lue (qu’elle fasse gagner du temps aux destinataires en répondant parfaitement à leurs besoins).

- Quels sont les enjeux et les objectifs de cette veille ?

Par exemple : aide à la prise de décisions stratégiques, meilleure connaissance ou surveillance d’un marché, détection de signal faible, etc.

- À qui est-elle destinée ?

Par exemple : direction générale, service commercial, service de communication, etc.

- À quelle fréquence doit-elle être envoyée ?

C’est la réponse aux deux questions précédentes qui permettra de choisir la fréquence d’envoi de la revue de presse. Par exemple, un service de communication qui surveille le nom de sa marque dans la presse devra réagir rapidement en cas de crise et aura donc besoin d’une alerte quotidienne.

La direction générale, de son côté, pourra sans doute se contenter d’une veille hebdomadaire ou bimensuelle sur son environnement pour l’aider dans ses décisions.

Conseil : il est donc très important de mener un brief complet avec les destinataires-utilisateurs de cette veille pour connaître leurs besoins précis et s’assurer de partir dans la bonne direction.

Étape 2 - Le sourcing et le paramétrage de la revue de presse

C’est sur la base du plan de veille élaboré en amont que le paramétrage de l’alerte presse automatisée peut être ensuite réalisé. Car c’est à partir des besoins des utilisateurs que l’on pourra délimiter le périmètre et les axes de surveillance.

- Quels types de médias surveiller ?

Les contenus du web suffiront-ils aux utilisateurs ? Ont-ils besoin d’articles issus de la presse papier, considérés souvent comme « valorisants » par une direction générale ? Faut-il également être à l’écoute de la radio et de la télévision ?

« Les informations qui peuvent être trouvées sur le web sont bien souvent largement suffisantes et plus réactives », explique Aurélien Nercessian, responsable du marché France du groupe Cision, qui propose des solutions de veille média ; « on peut facilement se faire déborder au niveau du budget car la réglementation du droit d’auteur est très stricte ».

- Big data vs smart data ?

Un panel intelligent de sources est-il suffisant pour cette veille ou est-il nécessaire d’ouvrir les vannes en grand ?

« Cette question est importante », poursuit Aurélien Nercessian ; « les destinataires de la newsletter auront-ils besoin d’être alertés quand il se passe quelque chose ou de lire tous les articles qui évoquent cet événement ? »

Pour ce spécialiste, habitué à conseiller ses clients dans leurs projets, les sources doivent être choisies scrupuleusement pour réduire au maximum le « bruit » remonté par les alertes ainsi que les informations non essentielles et répétitives.

- Le choix des mots-clés

Comme pour tout type de veille web, il convient de choisir avec précaution ses mots-clés et de les associer aux sources présélectionnées via des équations booléennes. Et ce afin d’affiner ou d’élargir la recherche.

Là encore, un équilibre est à trouver pour que la marge d’erreur soit la plus faible possible. « C’est un exercice d’équilibriste », confirme Aurélien Nercessian ; « puisqu’il faut réussir à trouver la bonne équation qui permette de ne pas passer à côté de certaines infos sans faire remonter trop de bruit ».

- Le périmètre géographique

Il est bien sûr possible de sélectionner une zone géographique de surveillance. Cette option est intéressante, notamment lorsque l’on doit surveiller un marché précis.

Conseil : « C’est dans la sélection des sources que réside la première valeur ajoutée du veilleur », expliquait Béatrice Foenix-Riou, directrice fondatrice de BFR Consultants et formatrice en veille, dans le guide pratique Archimag n° 63 « Veille : les nouveaux fondamentaux ». Il ne faut donc pas se reposer uniquement sur l’outil de veille que l’on a à sa disposition. Il est conseillé de combiner « veille cible » (surveillance de cibles spécifiques) et « veille radar » (sur la base de mots-clés), pour reprendre les appellations du consultant formateur en veille stratégique Christophe Deschamps.

Étape 3 - La personnalisation de la newsletter

La personnalisation de la newsletter ne doit pas être négligée. Au-delà du graphisme, qu’il est conseillé d’adapter à la charte de l’entreprise pour renforcer l’appropriation des utilisateurs, il est important d’organiser sa revue de presse selon un chapitrage et des thématiques minutieuses qui permettent, là encore, de faire gagner du temps à ceux qui la recevront.

Par exemple, faut-il commencer par les articles qui mentionnent les clients de la marque ou plutôt les concurrents ?

Là encore, ce sont les destinataires de la veille qui doivent exprimer leurs attentes.

Conseil : ne pas hésiter à utiliser des termes qui correspondent au propre « jargon » et à l’environnement des utilisateurs pour qu’ils s’y retrouvent encore plus facilement.

Étape 4 - Les tests

Cette phase de tests est primordiale, car c’est elle qui confirmera ou non la réussite du plan de veille et du paramétrage. Elle peut durer de plusieurs jours à plusieurs semaines selon la complexité de la veille et c’est lors de cette phase que l’algorithme des mots-clés sera éventuellement ajusté en fonction des premiers résultats et des retours des destinataires.

« En fonction de ce que les destinataires ont reçu, certaines confusions peuvent apparaître au niveau des mots-clés et il convient alors parfois d’en exclure ou d’en affiner », explique Aurélien Nercessian ; « on monte alors en précision jusqu’à atteindre un résultat que l’on estimera optimal pour une alerte automatisée. Si cela n’est pas suffisant, il faudra alors passer à une veille plus classique, qui pourra être externalisée si les personnes-ressources manquent en interne ».

À retenir :

Se mettre dans la peau du lecteur final pour lui faire gagner du temps ;
Ne pas être trop gourmand dans ce que l’on souhaite surveiller au risque que la revue de presse devienne indigeste et que plus personne ne la lise ;
Digitaliser au maximum : le web permet un paramétrage plus souple, davantage de réactivité et une maîtrise des coûts.