Après s'être longtemps concentrés sur la vitesse de numérisation à la minute, les fabricants de scanners misent, pour se démarquer, sur la robustesse des équipements et les services.
Tels des ogres insatiables, les scanners avalent de plus en plus de documents à la minute : jusqu'à 80 pages pour les modèles dits « bas volume », jusqu'à 120 pages pour les équipements « moyen volume » et au-delà de 130 pages pour les machines « haut volume », explique Denis Lupin, directeur technique de Spigraph, l'un des principaux distributeurs de ce type d'équipement en France. Mais dans cette dernière catégorie, où foisonnent les innovations, la « différence ne se fait plus uniquement sur des critères de volumétrie », s'empresse-t-il d'ajouter.
Les raisons sont assez simples. « Tous les fabricants sortent des scanners de plus en plus rapides et de plus en plus de modèles dépassent les 100 pages par minute », précise Didier Gourdon, directeur commercial France de Dicom, l'ancienne branche distribution de Kofax, qui a repris son indépendance l'an dernier. Résultat : les modèles se différencient désormais surtout par leur robustesse, par exemple leur capacité à tourner une journée entière à plein régime afin de numériser plus de 50 000 pages, et par les services associés.
Les scanners haut volume sont produits par une grande famille de spécialistes comprenant Axiome, Banctec, Canon, HP, IBML, InoTec, Kyocera Mita, NCR, Opex Corporation, PFU Fujitsu, Plustek, mais aussi Kodak... Ce dernier a racheté en 2009 la division scanners de Böwe Bell + Howell. Et, aux dernières nouvelles, cette activité ne devrait pas particulièrement « souffrir » du placement du groupe en janvier 2011 sous la protection du Chapitre 11, la loi américaine sur les faillites.
une machine de guerre ou plusieurs scanners
Pour faire le bon choix, il faut avoir une idée précise de ce que l'on souhaite numériser. « Il ne sert à rien d'acheter une Ferrari si vous n'avez pas d'autoroute près de chez vous », plaisante à moitié Frédéric Roy, directeur commercial de Mach33, revendeur agréé d'équipements de capture signés Canon et Fujitsu. Les questions à se poser avant de prendre une décision sont donc nombreuses. Quels types de documents seront le plus souvent scannés ? Quels sont les besoins journaliers ? Quel est le grammage de papier le plus répandu dans l'entreprise ? S'agit-il de documents en noir et blanc et/ou en couleurs ? Les supports doivent-ils être numérisés en 200 dpi ou en 300 dpi (dots per inch ou points par pouces) ? Comment les images numérisées seront-elles triées et traitées ? Quel sera le coût des consommables associés à la machine haut volume qui a retenu votre attention, ces coûts pouvant varier considérablement d'un constructeur à l'autre ? Quel type de contrat de maintenance pourra vous être proposé et à quel prix ? Quid des workflows et des logiciels de reconnaissance optique de caractères associés à l'équipement...
Selon Denis Lupin, de nombreuses entreprises hésitent aussi entre l'acquisition d'un seul scanner ultra puissant (par exemple pour numériser plus de 40 000 pages par jour) et l'achat de plusieurs machines de catégorie inférieure (jusqu'à 20 000 pages par jour). « Dans le premier cas, l'équipement sera particulièrement critique pour votre activité et il vous faudra souscrire un contrat de services assez cher », explique-t-il. « Dans le deuxième cas, les services seront sans doute moins importants car vous disposerez de plus de temps pour demander de l'aide si l'une des machines tombe en panne. C'est souvent plus sécurisant d'avoir plusieurs scanners, même si cela signifie aussi que vous faites appel à plusieurs opérateurs ».
Dans les deux cas de figure, prenez votre temps avant d'investir de lourdes sommes. Si l'on en croit Didier Gourdon, il faut compter entre 11 000 euros pour les modèles d'entrée de gamme et plus de 100 000 euros pour les machines les plus performantes, capables de numériser le plus grand nombre de formats de documents et de les classer dans des pochettes de tri. À ce prix, le matériel doit être de qualité, évidemment. Il faut aussi qu'il puisse s'interfacer avec votre système d'information et être utilisé pour « déclencher des actions et automatiser certaines procédures », conseille Frédéric Roy. Et pour s'en assurer, rien de tel qu'un petit test avant l'achat.
