la Financière d’Uzès ouvre son coffre-fort électronique

Forte d’une longue pratique de la bourse, la financière d’Uzès se modernise en adoptant un coffre-fort électronique. Une démarche qui, tout en respectant ses processus de travail, est un grand pas dans la dématérialisation.

Jusqu’en 1987, les actions en bourse étaient en format papier. Mais leur dématérialisation qui les transpose sur des écrans d’ordinateur a démarré dès 1984, se souvient Laurence Petiot, secrétaire générale de la Financière d’Uzès. Cette société spécialisée dans l’investissement en valeurs mobilières est située à deux pas de la bourse, le fameux Palais Brongniart, dans le deuxième arrondissement de Paris. Cette proximité géographique, dès lors, perd progressivement de son intérêt. Autre évolution, dans les dernières décennies, le marché des opérations financières s’est libéralisé. Plus besoin d’être agent de change : depuis 1990, un agrément suffit pour être habilité à passer un ordre de vente sur le marché. D’où, à la fois, une augmentation des volumes de titres et le progrès de la dématérialisation. 

travail à l’ancienne

Dans ce contexte, la Financières d’Uzès entend cependant continuer à travailler « à l’ancienne », souligne la secrétaire générale, restant soucieuse de son caractère d’entreprise familiale et de la proximité avec ses clients. Ici, un client est attaché à son gérant de portefeuille. Jusqu’en 2005, les principales évolutions informatiques étaient réalisées au travers de logiciels métier et bureautiques, l’éditique n’étant pas encore un vecteur de progrès exploré par l’entreprise. Quelques années plus tard, une nouvelle concession au progrès est bien volontairement consentie, avec l’adoption d’un coffre-fort électronique. Le prestataire retenu, Cecurity.com était connu de la Financière d’Uzès : coté en bourse, c’est celle-ci qui assure l’animation de sa cotation. Et c’est Alain Borghesi, PDG de Cecurity.com, qui est venu spontanément proposer sa prestation. Lassé de recevoir de sa part les nombreux relevés en format papier, il présente les avantages de son coffre-fort électronique.

« Avec le coffre-fort électronique, on est entré dans le XXI^e siècle de l’éditique », déclare Laurence Petiot. Fin 2010, la direction générale donne son accord pour le lancement du projet. Micrographie Services, filiale de Cecuty.com, prend en charge la mise en place de la solution. Début 2011, elle présente sa proposition et, en mars, la Financière d’Uzès confirme sa commande. Le déploiement se déroule en juin. L’ouverture en pleine production a lieu le 1^er juillet 2011.

Dans ses premières observations, Denis Goussé, directeur général de Micrographie Services, constate que beaucoup de temps est pris par la Financières d’Uzès pour l’envoi des relevés de compte à ses clients, avec une fastidieuse mise sous pli des courriers effectuée entièrement à la main. La solution qu’il propose avec le coffre-fort électronique est une mise à disposition de ces mêmes informations dans un environnement sécurisé. Le circuit de l’information reste inchangé. Micrographie récupère le flux de données – via Slib, société informatique spécialisée sur les métiers des titres et de la bourse. Il s’agit d’un flux PCL (Printer Control Language) qui est analysé et converti. Comme auparavant, il peut être dirigé vers l’opération d’impression. Cette impression s’effectue sur du papier préimprimé aux couleurs de la Financière d’Uzès (adresse, logo, etc.). Mais, objet du projet, il est aussi déposé dans le coffre-fort électronique. S’y retrouvent, en format PDF, à la fois les données et l’image du document qui aurait été obtenue en cas d’impression physique.

faire coïncider avec le nouvel outil le référentiel d’édition

Pour la secrétaire générale, le projet se traduit par six mois de travail. L’une des principales difficultés est de faire coïncider avec le nouvel outil le référentiel d’édition déjà utilisé. La base client était jusqu’alors renseignée de façon empirique, avec de nombreux cas particuliers, et l’on n’hésitait pas à envoyer des documents papier créés pratiquement sur mesure. Parfois, une adresse à l’étranger était saisie dans les champs d’adresse française… La nouvelle solution réclame de traiter tous les comptes de la même façon, soit 5 000 comptes à passer en revue un par un, leur reprise ne pouvant être totalement automatisée. Deux personnes de la Financière d’Uzès gèrent la base client. Laurence Petiot les accompagne dans le nouveau paramétrage, jusqu’à la rédaction des procédures.

Aujourd’hui, en récupérant le fichier des relevés, Micrographie Services sait pour chacun des comptes quels documents doivent être distribués. La nouvelle plateforme lit le numéro de compte, la nature du relevé, son nombre de pages… Elle gère les primata et les duplicata, les premiers pour le client, les seconds pour l’apporteur d’affaire. Les cas sont encore rares, mais, les clients peuvent préférer ne rien se faire envoyer et aller consulter leur espace dans le coffre-fort quand bon leur semble. Depuis janvier 2012, ils y sont sensibilisés, population par population.

Cette distribution est opérée cinq jours par semaine. Le système ne dispose que de très peu de marge de manœuvre. Un relevé doit être obligatoirement envoyé au client dans les vingt-quatre heures suivant une opération ; à réception, celui-ci a quarante-huit heures pour le contester. Une erreur peut se produire, par exemple le signalement de 500 actions LVMH achetées alors que seules 50 ont été demandées… Mais la Financière d’Uzès prend toutes ses précautions. En particulier, les ordres reçus par appel téléphonique sont systématiquement enregistrés.

même valeur qu’un original

Par ailleurs, le client doit pouvoir produire un document à la demande du fisc. Au niveau du coffre-fort, tout document est sécurisé et a la même valeur qu’un original. Autrement dit, son intégrité est préservée. En sortie, c’est un double électronique qui est édité, ce qui suppose qu’une empreinte du document est prise, avec horodatage et signature électronique. De plus, tout événement qui pourrait affecter le document est tracé.

La Financière d’Uzès a demandé à Micrographie Services une ergonomie et des paramétrages propres qui ont réclamé un important travail de développement. Budgétairement, cela se traduite par un coût de licence annuel de 6 000 euros, auquel s’ajoute une facturation selon le volume des relevés traité. D’un autre point de vue, l’équivalent d’un mi-temps est économisé par le nouveau système, pris auparavant par la mise sous pli. Cela a permis un redéploiement de poste vers des tâches plus intéressantes. Sont également dégagées des économies de timbrage.

De son côté, la direction apprécie de contrôler les comptes via un « coffre-fort de validation », étape intermédiaire avant l’édition, qui a également fait l’objet d’un déploiement de la part de Micrograghie Services. Une opération semestrielle qui subissait auparavant les contraintes des relevés papier. Une histoire déjà ancienne.

+ repères

la Financière d’Uzès en bref

Issue d’une charge d’agents de change ancienne, la Financière d’Uzès est une entreprise d’investissement indépendante créée en 1989 par Gilbert Goirand. Elle est aujourd’hui dirigée par Dominique Goirand. Son histoire remonte à la création de la bourse, le 2 septembre 1794 !

Elle gère des portefeuilles valeurs mobilières achetées et vendues sur les marchés financiers, ces valeurs faisant l’objet d’une analyse économique, juridique et fiscale. Ainsi, la Financière d’Uzès :

- négocie sur les places de Paris, Bruxelles et Amsterdam ;

- tient les comptes de ses clients et conserve les avoirs financiers qui y sont déposés ;

- édite les documents afférents (relevés de compte, rapports de gestion, lettre d’information, etc.).

Elle est présente à Paris, Lyon, Saint-Étienne, Cannes et Annecy. Une soixantaine de collaborateurs sont employés, gérants de portefeuilles pour la plupart.

www.finuzes.fr