A l’hôpital Saint-Joseph de Marseille, la dématérialisation se porte bien

Sommaire du dossier :

• E-santé : thérapie par la dématérialisation
• A quoi sert le département d'information médicale (Dim) d'un hôpital ?
• A l’hôpital Saint-Joseph de Marseille, la dématérialisation se porte bien
• Le CHU de Toulouse dématérialise les pratiques des soignants

L’hôpital marseillais Saint-Joseph a opté pour une dématérialisation du dossier médical dès 1999. Cet établissement précurseur dispose aujourd’hui d’un outil documentaire qui fluidifie les relations entre archivistes et médecins.

L’hôpital Saint-Joseph de Marseille célébrera son centième anniversaire en 2019. Mais inutile d’attendre encore trois ans pour évoquer son engagement dans la dématérialisation documentaire. Dès 1999, l’établissement faisait figure de précurseur en se dotant d’un logiciel de Ged afin de fluidifier ses flux d’informations de santé. « Le dossier médical a été progressivement dématérialisé et rendu accessible via notre solution de gestion électronique de documents, explique Jean-Mary Inzerillo, responsable des archives de l’hôpital Saint-Joseph ; la direction a très tôt souhaité dématérialiser le dossier médical et le sauvegarder sur support numérique. Ce qui a permis de réduire considérablement le volume d’impression ».

Depuis, la dématérialisation du dossier médical a atteint sa vitesse de croisière. Aujourd’hui, les médecins accèdent à la totalité du dossier médical numérisé depuis leur poste informatique. Et perçoivent très concrètement les bienfaits de la dématérialisation. En 2005, 140 dossiers étaient consultés chaque jour, occasionnant autant de manipulations physiques dans les archives. Un coursier était même chargé de transférer ces dossiers... Aujourd’hui, la manipulation physique de dossiers a pratiquement disparu. 

Greffe d’applications métier

Mais le passage au numérique ne s’est pas improvisé. Il a d’abord fallu 

externaliser une partie des archives. Cette opération a été confiée au tiers-archiveur Everial et a permis de libérer de précieux mètres carrés alors que l’hôpital se trouve en centre-ville et que le prix du foncier est particulièrement élevé à Marseille. 10 000 cartons, soit 200 000 dossiers, sont aujourd’hui hébergés à l’extérieur. Il a ensuite fallu procéder à la numérisation qui a été réalisée en interne grâce à des scanners Kodak. Les fichiers numériques ont ensuite été injectés naturellement dans la solution de Ged.

Dans un premier temps, cette gestion électronique de documents a été assurée par la solution Actipidos développée par l’éditeur GFI. Progressivement, des applications métier utilisées par les différents services de l’hôpital ont été greffées sur cette Ged : « Nous avons d’abord installé ces applications sur des services pilotes afin d’évaluer leur impact. Nous avons ensuite mis en place un important travail d’accompagnement grâce à notre équipe de formateurs. Ceux-ci ont sensibilisé les équipes soignantes aux enjeux de la documentation et des archives. Cela nécessite une organisation transversale », précise Jean-Mary Inzerillo.

Montée en compétences

En ce début d’année 2016, l’hôpital Saint-Joseph est en passe de migrer vers une autre solution de Ged baptisé Dopasoins, de l’éditeur Web 100T. « Cette nouvelle solution, plus complète, plus intuitive, et évolutive, qui permettra également d’améliorer et d’homogénéiser la tenue du dossier patient sera mise en place sur trois ans. Le système s’enrichira ensuite de nouvelles fonctionnalités telles que le dossier urgences ou la gestion du bloc… Enfin, en 2017, le module recherche clinique sera intégré et un portail patient sera ouvert », explique-t-on à l’hôpital Saint-Joseph.

Du côté des archivistes, la dématérialisation a entraîné des changements dans les pratiques quotidiennes selon Jean-Mary Inzerillo : « Notre travail s’est en quelque sorte intellectualisé, car nous faisons moins de manipulation physique de cartons et de documents qu’auparavant. Nous avons connu une montée en compétences dans les domaines du numérique, de la médecine et du juridique... Finalement, la dématérialisation nous pousse à nous interroger sur ce qu’est un document... »

+ repères

L’hôpital Saint-Joseph, première maternité de la région Paca

L’hôpital Saint-Joseph fait figure de première maternité de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur avec 4 583 naissances enregistrées en 2014. Il est également le deuxième employeur privé de Marseille avec 2 439 employés et 309 médecins exerçant dans l’établissement à titre libéral. Il compte 30 services et unités et met 778 lits et places à disposition des patients. Chaque jour, 65 interventions sous anesthésie sont réalisées et 1 300 consultations externes ont lieu. Le service d’archives compte 8 agents. En 2014, l’hôpital a enregistré 1 081 demandes d’accès au dossier patient.

Son budget de fonctionnement s’est élevé à 262 millions d’euros en 2014.