La NF Z42-026 est enfin publiée !

La Commission de normalisation CN171 vient de publier la nouvelle norme NF Z 42-026 qui couvre la définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations.

Cette norme était particulièrement attendue, car elle fait suite au nouvel article du Code civil 1379 (copie fiable ayant la même force probante que l'original) et au décret N° 2016-1673  du 5 décembre relatif à la fiabilité des copies et pris pour application de ce même article du Code civil.

Qu'apporte-t-elle ?

Elle spécifie les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique afin de permettre une équivalence avec le document d'origine.

Á qui s'adresse-t-elle ?

Avant tout, aux prestataires en externalisation et à leurs clients, afin de livrer des fichiers et leurs métadonnées conformes aux exigences d'une copie fiable, et de répondre de ce fait, aux textes réglementaires cités ci-dessus. Elle s'adresse aussi aux service courrier des organisations qui ont pour objectif de supprimer le papier après numérisation. Cette norme est, en effet, applicable en interne comme en externe.

Avec quelles conséquences ?

L'application de cette norme permet de supprimer physiquement le support papier, ce qui se traduira par des économies directes en matière de stockage physique notamment.

Faut-il effectuer des analyses préalables  ?

Avant toute chose, chaque organisation a intérêt à analyser ses données au regard de ses processus et de ses risques. Il faut pouvoir spécifier différents niveaux de sensibilité avec les documents à haute sensibilité d’un côté (signature, preuve, engagement, etc.) et les documents de moindre sensibilité de l’autre. Pour cela, l’organisation aura recours aux indications explicitées dans les normes de records management (ISO 30301, ISO 15489, ISO 26122, ISO 18128)

Un système de records management est-il nécessaire (SGDA)  ?

Oui, un référentiel de cycle de vie intégré ou non dans une solution de gouvernance de données est fortement recommandé.

Un système d'archivage électronique est-il nécessaire (SAE) ?

Oui, si la vocation probatoire est recherchée et que les risques sont récurrents et impactants.

Enfin, un coffre fort numérique (CFN) est-il nécessaire ?

Dans certains cas, il l'est, notamment pour répondre à des enjeux de risques élevés ou des enjeux de certaines catégories de données (données personnelles, santé-médicale, etc.). Le CFN peut d’ailleurs être complémentaire à un SAE.

Pierre Fuzeau
Consultant Senior, Serda Conseil