Définition : L’archivage électronique consiste à stocker des documents et des données de manière électronique et sur le long terme. Cette pratique se base sur 4 grands principes : le respect du caractère authentique d’un document original, sa fiabilité, une garantie de son intégrité et son exploitation dans le temps.
En France, la définition technique et organisationnelle de l’archivage numérique est régie par la norme Afnor NF Z42-013 datant de 2009. De son côté, le guide d’application GA Z42-013 de juin 2010 (et son équivalent international l’ISO 14641-1), se concentre sur des méthodes de référence pour garantir l’intégrité des documents électroniques archivés.
De manière générale, l’archivage connaît une belle progression. Selon une étude de Serda Conseil menée en 2022, (rapport de la gouvernance de l’information numérique), dans les organisations, « l’archivage électronique passe de 37 à 43 % et l’archivage papier de 34 à 43 % en un an. On est installé dans l’ère de l’archivage hybride qui attend que l’on traite donc les 2 aspects du type de stockage. »
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Les avantages de l’archivage électronique sont nombreux. La mise en place d’un tel système permet un gain de place, mais aussi un gain de productivité. En effet, en termes de gestion du temps, la numérisation des documents facilite la recherche, leur manipulation ou encore leur partage et leur diffusion.
De plus, l’archivage électronique participe à la réduction des coûts générés par l’utilisation de papier. Enfin, l’accès aux informations est davantage sécurisé avec une possibilité de gérer les accès et de tracer les activités.
Quels sont les outils de l’archivage électronique ?Il existe différentes solutions et logiciels pour mettre en place une stratégie d’archivage électronique. La gestion électronique des documents (Ged) permet d’automatiser le cycle de vie des documents. De leur côté, les systèmes d'archivage électronique (SAE) prennent aussi en charge les conditions de classification, de conservation sur le long terme et de destruction des documents. Les SAE certifiées servent de preuve en cas de contentieux.
Enfin, les coffres-forts numériques (CFN) constituent un système de stockage sécurisé. L’accès, le dépôt ou le retrait de documents dans le CFN se fait via un mot de passe géré et défini par ses gestionnaires.
Serda Compétences propose plusieurs sessions de formation sur le sujet, tout au long de l’année. Notamment, le module Passeport pour l’archivage électronique qui revient sur les enjeux, l’aspect réglementaire et normatif, les technologies ainsi que les outils qui entourent ce type de pratique.
