Centres de documentation : les éditeurs accompagnent les rapprochements

Sommaire du dossier :

• Centres de documentation : réussir sa mutualisation ou fusion
• Centres de documentation : les éditeurs accompagnent les rapprochements
• Ministère de la Culture : de la mutualisation à la fusion de son centre de documentation ?
• Une documentation mutualisée pour les services du Premier ministre

Dans la mutualisation ou le rapprochement de centres de documentation, le logiciel de gestion des fonds occupe une place centrale. Vers lui convergent les discussions pour l’organisation du travail futur. Un virage à ne pas rater, avec une conduite assistée par les éditeurs. Rencontre avec les éditeurs Aidel, Kentika et PMB Services.

Aidel, Kentika, PMB Services : ces trois éditeurs de solutions de gestion documentaire ont plus d’un rapprochement de centre de documentation à leur actif. Fusion de deux, trois entités, parfois davantage, en une seule, rapprochement de services à l’intérieur d’une même structure : ils rencontrent tous les cas de figure. Cela va d’écoles de commerce qui regroupent leur documentation au service de documentation d’une collectivité territoriale qui absorbe la photothèque du service de communication. Face à ces éditeurs, des documentalistes qui ont pu connaître des réinformatisations, mais dans des contextes différents.

Se mettre d’accord

Première priorité : qu’ils se mettent d’accord sur la marche à suivre. Parfois, une collaboration entre les différents centres qui fusionnent était déjà entamée, cela va faciliter la suite. La plupart du temps, les éditeurs sont prévenus très en amont du projet, mais, remarque Eric Robert, directeur général de PMB Services, « certains réalisent très tard qu’il va falloir homogénéiser ; or ce n’est pas le jour de la fusion que l’on va se mettre d’accord ».

L’interlocuteur est le ou la documentaliste quand on a affaire à de petites équipes. Pour des équipes plus importantes, c’est un chef d’équipe, la plupart du temps avec une compétence documentaire, qui monte au créneau. Elsa Brosse, cheffe de projet chez Aidel, précise qu’il faut presque toujours un contact avec la partie informatique.

Un nécessaire dialogue avec l’équipe s’instaure. Il s’agit de travailler sur une matrice générale qui pourra considérer tous les supports voulus. « Il faut une discussion entre les différents responsables des sites à fusionner, pour un référentiel d’indexation commun », souligne Gilles Batteux, président de Kentika ; « on prend beaucoup de précautions pour que les gens soient en mesure de communiquer ».

Gérer l’hétérogénéité

Pour certaines bases, Kentika a dénombré jusqu’à vingt-cinq types de documents à regrouper : documents bureautiques, ouvrages, mais aussi cartes, photos, vidéos, délibérations, communiqués de presse… Comment gérer cette hétérogénéité ? La clé réside dans un référentiel commun. « C’est la question la plus sensible quand on fusionne », prévient Eric Robert. Elsa Brosse précise : « On part sur des données renseignées différemment, la réflexion porte notamment sur les champs que l’on veut garder ». Gilles Batteux rassure : « L’outil peut accepter tous les cas de figure ».

En étudiant les bases à regrouper, on s’aperçoit qu’il y a toujours un tronc commun dans l’indexation : un titre, un descriptif, des mots-clés, une date, une source, à quoi s’ajoutent des éléments spécialisés. Il faut parfois choisir entre des thésaurus. « C’est le centre de documentation mère qui décide », constate Aidel. S’il y a fusion de thésaurus, décrit Kentika, on fait une analyse comparative et en général on garde celui qui est le mieux structuré, qui a un « taux de recouvrement » — une proportion de descripteurs en commun — le plus large. Le diable se cache dans les règles d’écriture, majuscule ou minuscule pour les auteurs, format de date, etc., gare à ces détails.

Il faut éviter que les données issues d’une base prennent le dessus. « Cela suppose des concessions », remarque Elsa Brosse. Par exemple, des documentalistes vont cesser de renseigner un champ, car les autres ne le faisaient pas.

Plusieurs phases

Vient le travail de préparation de la migration vers le logiciel centralisateur. « On est face à des personnes conscientes de la place du logiciel dans leur quotidien, c’est leur outil de travail », dit Eric Robert. Les éditeurs réclament un export de toutes les bases à fusionner, sous le format que connaissent leurs clients, d’Ascii à Unimarc, en passant par CSV ou XML.

Il peut y avoir un cahier des charges, plus ou moins fourni. « De toute façon, on procède à une phase importante d’analyse fonctionnelle », déclare Elsa Brosse.

Un calendrier est fixé. « Il faut s’attendre à un chantier de trois à six mois », annonce Gilles Batteux. Il y a plusieurs phases, une phase d’analyse fonctionnelle, donc, donnant lieu à de la réflexion, des questions, puis une phase de paramétrage, en recueillant toujours les questions et en apportant des réponses, enfin une phase de recette du projet, avec tests et correctifs.

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En dernière phase, la saisie sur la ou les anciennes bases cesse pour permettre de basculer sur la base de fusion. Entre le soir et le matin, l’éditeur intervient et procède aux vérifications et ajustements nécessaires. Le lendemain, l’alimentation de la base cible reprend. Pendant ce temps, l’utilisateur aura pu poursuivre ses consultations sans interruption. Kentika fait le compte : « La migration elle-même représente un à deux jours d’accompagnement, un pour vérifier, un pour peaufiner ».

Problème des doublons

Parallèlement, ce processus aura montré si des documents ont fait l’objet d’une description trop globale ou trop fine et mieux vaut alors les « éclater » ou les fusionner, en accord avec les documentalistes. Il y a bien sûr le problème des doublons. « Par exemple, un doublon est perçu sur le nom de l’auteur », illustre Gilles Batteux ; « on applique alors une règle de transformation du type “nom de l’auteur suivi d’une virgule et d’un espace” et les contenus s’alignent ».

Autre point épineux signalé par Kentika, l’enrichissement d’exemplaire. On détecte deux ouvrages apparemment en doublon dans la base, mais s’agit-il vraiment des mêmes ? Il faut vérifier et si c’est le cas déclarer un exemplaire supplémentaire.

Quant aux abonnements, la fiche périodique devient commune. La réception peut être centralisée ; en cas de « simple » rapprochement ou mutualisation, chacun peut s’il le souhaite conserver ses abonnements.

Pour les règles de prêt éventuelles, Eric Robert avertit : « Les services qui se rapprochent n’ont pas toujours les mêmes, l’usager doit pouvoir s’y retrouver ».

Restera à finir de transférer les connaissances et compétences de façon à ce que chacun appréhende complètement la structure retenue et l’outil. Il ne s’agit pas de refournir toute une formation. « Certains savent déjà faire », déclare Eric Robert ; « ils peuvent former les novices, à moins qu’il soit préférable que PMB Services s’en charge, pour éviter, c’est humain, que les sachants prennent l’ascendant sur les non-sachants ».

Améliorations supplémentaires

La fusion ou le rapprochement peuvent avoir un impact sur le coût de la prestation de l’éditeur, selon l’augmentation des volumétries, les conditions d’hébergement (Saas), la maintenance ou l’assistance. Par ailleurs, ils sont l’occasion pour l’éditeur de proposer des améliorations supplémentaires. Ce que confirme Eric Robert : « La fusion permet aussi de voir ce que font les autres, c’est l’occasion de se moderniser ». Par exemple, les services qui ne proposaient qu’un Opac opteront pour le portail complet suite à la fusion, et des mises à jour seront de toute façon à effectuer : logo relooké, charte graphique, nouvelle communication…

Aidel également propose dans le projet l’apport de nouvelles fonctionnalités, pour faciliter le quotidien. Idem chez Kentika. De plus, l’interopérabilité et les interfaces de programmation applicatives (API) deviennent une obligation. Gilles Batteux décrit : « Des services documentaires vont vers la gouvernance de l’information ; ce souhait part généralement de la direction générale, on se situe dans un écosystème documentaire où le périmètre des contenus à réunir peut s’étendre et la technologie elle-même se trouve davantage sollicitée ». Cela va jusqu’à la création d’automates pour éviter des saisies manuelles et faciliter les flux d’information. Quand fusion peut rimer avec innovation.