Une documentation mutualisée pour les services du Premier ministre

Sommaire du dossier :

• Centres de documentation : réussir sa mutualisation ou fusion
• Centres de documentation : les éditeurs accompagnent les rapprochements
• Ministère de la Culture : de la mutualisation à la fusion de son centre de documentation ?
• Une documentation mutualisée pour les services du Premier ministre

La mutualisation d’une douzaine de centres de documentation des services du Premier ministre a été l’occasion d’un vaste chantier organisationnel, informatique et humain. Retour sur un projet qui s’est déroulé sur plusieurs années.

C’est un imposant bâtiment Art déco qui jouxte l’Unesco et les cours de l’École militaire (7e arrondissement de Paris). L’ensemble Fontenoy-Ségur a jadis accueilli le ministère de la Marine puis le ministère des Postes. Depuis le mois de septembre 2017, il rassemble une partie des services du Premier ministre.

Au rez-de-chaussée, le centre de documentation est à l’image du design qui prévaut à l’intérieur du bâtiment : vaste, épuré et lumineux. Au-delà de l’architecture des lieux, ce centre documentaire se signale pour une autre raison : il s’agit de l’un des plus importants projets de mutualisation documentaire jamais réalisés en France. Une douzaine de centres documentaires qui étaient alors dispersés sur plusieurs sites ont été rassemblés là. On y trouve par exemple les collections du centre de documentation de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil), celles de la Direction de l’information légale et administrative (Dila) ou encore celles du Commissariat général à l’égalité des territoires (Cget). Tous ces fonds documentaires ont convergé dans ce nouvel espace ouvert aux 2 500 agents qui travaillent sur le site Fontenoy-Ségur.

Logique de modernisation de la fonction documentaire

« Ce projet de mutualisation remonte à l’année 2012 », explique Elvire Basterra, responsable du centre de documentation des services du Premier ministre ; « il s’inscrit dans une logique de modernisation de la fonction documentaire des services du Premier ministre. Ce projet a été porté par Hervé Colinmaire qui en a piloté la préfiguration ». Vaste programme : définition des missions, mise en place des outils fédérés (portail, moteur de recherche, bibliothèque numérique), organigramme, référentiel des fiches de poste, aménagement des espaces… « Après de longs mois de réflexion et de préparatifs, le centre de documentation a ouvert ses portes le 3 novembre 2017. À cette date, les collections papier étaient installées — aussi bien en salle de lecture que dans les réserves — et le système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB) était mis en production ».

Offrir une collection hybride

Une telle opération ne s’improvise pas. Il a fallu créer une nouvelle entité documentaire autour de centres qui fonctionnaient jusqu’ici avec des catalogues différents. Il a également fallu détecter les doublons, les triplons — voire plus ! – et procéder à une réinformatisation afin d’offrir une collection hybride (papier et numérique) et nouvelle. Une opération qualifiée de « complexe » car les jeux de données n’étaient pas tous compatibles avec la norme internationale Unimarc Iso 2709 (La norme Iso 2709 est une norme internationale qui définit un format d’échange informatique des notices bibliographiques). Grâce à un moteur de découverte déployé par la société Ebsco, un alignement a été mis en place et permis de dédoublonner de nombreuses références.

Autre apport de ce moteur de découverte : en tant que résolveur de liens, il propose désormais un point d’entrée unique dans toute l’offre documentaire du centre. Résultat : les usagers jouissent d’un accès plus rapide à l’information.

Le chantier de réinformatisation est également passé par la mise en place d’un nouveau SIGB et portail documentaire (Syracuse de l’éditeur Archimed) qui entraîne de fait l’extinction progressive des anciens systèmes intégrés de gestion de bibliothèque. « L’objectif d’unification des pratiques documentaires, au cœur de ce projet, a été atteint », explique Archimed.

Voir les choses en grand

La mutualisation d’une douzaine de centres de documentation pose également des questions en termes de ressources humaines : « Un tel projet occasionne des réticences », reconnaît Elvire Basterra ; « la mutualisation s’est déroulée sur plusieurs années avant de se concrétiser. Au final, ces réticences n’ont pas été une entrave. Un accompagnement global a été mis en place à l’échelle du projet Ségur et nous avons procédé à un recrutement classique pour constituer l’équipe actuelle qui compte treize personnes ».

Qui dit mutualisation dit augmentation de la masse critique. En rassemblant une douzaine de centres existants, la nouvelle entité voit aujourd’hui les choses en grand : « Nous raisonnons désormais sur des volumes plus importants, ce qui nous donne plus de force pour négocier avec les éditeurs et les fournisseurs d’information. Et à coût constant, nous étendons notre périmètre éditorial ainsi que le nombre d’usagers. Nous sommes sollicités par le cabinet du Premier ministre et les différents services du gouvernement à qui nous rendons un service à haute valeur ajoutée ».

Marketing documentaire

Depuis son ouverture, ce nouveau centre de documentation a fait le pari d’enrichir ses prestations. Par exemple en organisant des formations à l’utilisation des bases de données. Ou en incitant les agents du site Fontenoy-Ségur à venir sur place et découvrir les collections mises à leur disposition. « Dès la phase de préfiguration, nous savions qu’il fallait “pousser” le centre de documentation et aller au-devant des attentes. Notre marketing documentaire a pour ambition de donner de la visibilité à des services à haute valeur ajoutée : veille, réactivité, mise à disposition d’informations utiles », souligne Elvire Basterra.

Opérationnel depuis plus d’un an, la création de ce nouveau centre de documentation a permis non seulement de décloisonner l’offre documentaire mais de l’enrichir : « Un projet de mutualisation comme celui-ci représente beaucoup plus qu’une simple réunion de centres autrefois dispersés ».