Digital workplace : une cote d’amour en hausse

Depuis le confinement du printemps 2020, une partie de la France est en télétravail et découvre les joies du collaboratif en raison de la crise sanitaire du Covid-19. La notion de digital workplace a d’ailleurs trouvé un nouvel écho auprès de collaborateurs prêts à embrasser définitivement cette nouvelle façon de travailler. En mai et juin derniers, Archimag a réalisé pour l’éditeur Jalios une enquête auprès de 105 organisations françaises afin de savoir comment elles envisageaient désormais la digital workplace.

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La digital workplace n’est plus une notion floue. Et encore moins fourre-tout. Pour les organisations sondées, la digital workplace est avant tout « un environnement numérique où chaque collaborateur accède quotidiennement, selon sa fonction, aux informations, connaissances, applications et personnes dont il a besoin pour travailler » (48 %).

Digital workplace : un environnement de travail connecté et modulaire

Pour un peu plus de 37 % des sondés, la définition de la digital workplace est un peu différente puisqu’ils l’assimilent à « un environnement de travail connecté et modulaire proposant différentes applications activables à la demande (réseau social d’entreprise, outils d’édition de document, messagerie instantanée, visioconférence, Ged, etc.) ».

Ce sont là finalement deux conceptions qui se confrontent :

d’un côté, celle d’un environnement verrouillé par profil d’utilisateur proposant un accès filtré et limité aux seuls outils et documents dont l’utilisateur a besoin pour remplir ses missions ;
de l’autre, celle d’un espace de travail dans lequel le collaborateur vient piocher les outils dont il a besoin parmi ceux disponibles (à la manière des apps que l’on télécharge depuis les magasins d’applications mobiles et que l’on agence sur les écrans de nos smartphones).

Liberté d'usage

58 % des sondés rappellent d’ailleurs qu’ils n’ont pas une totale liberté d’usage de leurs outils et applications informatiques. D’où cette notion de digital workplace, envisagée comme un espace de travail dans lequel il est possible de sélectionner, d’activer et d’utiliser des applications validées par l’organisation.

La plupart des sondés indiquent à juste titre qu’il est important pour les organisations d’impliquer les collaborateurs dans leurs choix technologiques. Et pour l’instant, il s’avère que leurs attentes et besoins ne sont pas suffisamment pris en compte dans ce genre de projet (57 %).

Digital workplace : une côte d’amour en hausse

La crise sanitaire a eu, bien entendu, un impact direct sur la façon de travailler des organisations qui, du jour au lendemain, ont dû improviser le télétravail et exploiter les solutions et plateformes digitales déjà en place pour poursuivre leurs activités.

57 % d’entre elles reconnaissent d’ailleurs que, depuis le confinement, leur regard et leur opinion sur la digital workplace a évolué de manière positive. Les 41 % restant indiquent que la crise sanitaire et le confinement n’ont pas eu d’incidence majeure sur leur façon d’appréhender le sujet. Comprenez qu’ils en avaient déjà une opinion positive auparavant.

Moins de mail, plus de réunion en ligne

Si depuis le confinement, les échanges professionnels entre collègues se font toujours essentiellement par mail (il s’agit de l’usage cité en premier par 50 % des répondants), l’usage de la messagerie électronique a cependant tendance à baisser (il était en tête à 72 % en février lors d’une précédente enquête) au profit des réunions en ligne (qui passent de 11 % à 24 %) et des outils collaboratifs (qui passent de 4 % à 8 %).

L’usage du chat se répand également et concerne désormais plus d’une organisation sur 10.

Accès et partage de l’information : l’effet confinement

Quand on interroge les organisations sur les deux fonctionnalités essentielles en situation de télétravail, le stockage partagé et la possibilité de créer des espaces collaboratifs arrivent en tête des réponses (70 %), suivis de la visioconférence (64 %).

D’autres fonctionnalités sont citées, mais arrivent relativement loin derrière, notamment le chat (24 %), les outils de gestion de tâches et de projets (13 %) et la coédition simultanée de documents (10 %).

Qu’on se le dise, la digital workplace s’appuie avant tout sur l’accès et le partage de l’information.

Le confinement a fait naître le besoin

40 % des organisations avouent par ailleurs que le confinement et le télétravail contraint ont été les déclencheurs de projets liés à la digital workplace et au travail collaboratif.

Pour 17 % des organisations, en revanche, ces projets prennent racine dans la stratégie d’entreprise et pour 11 % dans l’incontournable transformation digitale opérée depuis plusieurs années déjà.

Tous reconnaissent en tout cas l’intérêt de la digital workplace : 49 % l’estiment même indispensable, voire vitale pour leur activité au quotidien, et 45 % la jugent importante pour garder le lien avec l’organisation et les collègues. Seuls 6 % des sondés disent ne pas percevoir son utilité.

Autre signe très positif : 89 % des sondés pensent que le collaboratif est un facteur fort d’intégration au sein de l’organisation.

Digital workplace : les freins au déploiement

Même si la France s’est mise bon gré mal gré au télétravail, plusieurs facteurs freinent le déploiement du travail collaboratif, au premier rang desquels figure l’inaltérable résistance au changement (32 %).

Près d’une organisation sur trois insiste sur le besoin d’accompagnement des collaborateurs et la nécessaire évangélisation à tout nouvel outil. Les mauvaises habitudes internes (30 %) ont aussi la peau dure, qu’il s’agisse du nommage aléatoire des fichiers, de leur indexation facétieuse ou du partage de l’information qui se fait encore essentiellement par mail avec des pièces jointes.

Tout cela freine incontestablement l’essor du travail collaboratif. À cela, s’ajoutent l’absence de solution vraiment tout-en-un (24 %), la présence d’infrastructures informatiques inadaptées ou incapables de supporter le déploiement d’une digital workplace (20 %) et l’absence de volonté émanant de la direction (19 %).

Des outils collaboratifs déjà bien implantés

Parmi les outils déjà en place au sein des organisations sondées, ce sont les solutions collaboratives qui arrivent en tête (71 %), devant les intranets (66 %) plus orientés « communication interne ».

Viennent ensuite la messagerie instantanée (56 %) - qui fait d’ailleurs partie des outils collaboratifs -, Office 365 (47 %), la Ged (45 %), les outils de gestion de planning (27 %) et de gestion de projet (24 %). 45 % des organisations sondées déplorent le fait qu’elles disposent de plusieurs applications de Ged (entre 2 et 10) et un tiers des organisations ne sont toujours pas équipées (essentiellement des PME).

Parmi les organisations équipées d’Office 365, 56 % précisent que la solution de Microsoft n’est pas connectée aux autres applications de l’organisation (Ged, digital workplace, intranet, etc.).

Quand on les interroge sur les problèmes rencontrés avec leurs outils actuels, les organisations évoquent d’abord le fait qu’elles ont du mal à retrouver facilement les informations qu’elles recherchent. Près d’une sur trois le déplore.

Des attentes déçues ?

Signe que les attentes en matière de digital workplace sont énormes, 61 % des organisations équipées d’une solution disent ne pas en être pleinement satisfaites. Selon leurs dires, la plupart des solutions du marché peinent à couvrir tous les besoins et à convaincre.

Les utilisateurs doivent toutefois comprendre que la solution miracle, capable de tout faire, n’existe pas et qu’il est essentiel d’accompagner et de former les collaborateurs à son utilisation pour emporter l’adhésion et pérenniser l’investissement.

Les nombreux avantages de la digital workplace

Enfin, en ce qui concerne les atouts de la digital workplace, les organisations interrogées citent en priorité la possibilité de travailler en tout lieu et en toutes circonstances (45 %), puis l’optimisation de la productivité individuelle ou collective (37 %).

Viennent ensuite : une meilleure organisation de la collaboration (29 %), l’amélioration de la communication interne (24 %) et la valorisation et le partage des savoirs (24 %).