Numérisation des documents : que doit-on réellement numériser ?

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Cet article est issu du dossier "Que doit-on réellement numériser ?" du numéro d'avril d'Archimag. Voici le sommaire du dossier :

• Numérisation des documents : que doit-on réellement numériser ?
• Dématérialisation : tout savoir sur la convention de numérisation
• La RATP crée un atelier de numérisation à force probante pour détruire du papier
• Numérisation : Seris dématérialise ses dossiers RH en haute sécurité
• Comment la MDPH numérise et archive ses dossiers dans le respect des données de santé

Confier des documents à numériser, une fois les lots prêts, paraît simple pour un client. Pour son prestataire, c’est tout un métier qui va de la relation client à la livraison, en passant par le transport, l’organisation de la production et les contrôles qualité. Pro Archives Systèmes et Tessi le vivent tous les jours.

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Du document patrimonial à la reprise de masse, Pro Archives Systèmes peut répondre à toutes demandes de numérisation. Elles viennent d’organisations très différentes, décrit Mickael Sansiquier, ingénieur avant-vente solutions digitales : d’un cabinet de géomètre à l’assurance, de la banque à l’industrie. L’opération se déroule parfois en interne, ce qui fut le cas pour Airbus, où 18 personnes étaient mobilisées pour numériser près de 20 000 boîtes d’archives en un an. De façon générale, via les appels d’offres ou non, Pro Archives Systèmes se situe plus volontiers sur du volume (documents bancaires, courrier, etc.).

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De vrais enjeux industriels

« Nous sommes sur de vrais enjeux industriels », déclare Eric Jamet, directeur marketing et innovation, Tessi. Pour ce prestataire, la production s’élève à 1,3 million de pages par jour. Tessi s’adresse ainsi, d’une part, à des grands comptes, pour l’externalisation de leur salle courrier — avec soit un déversement dans leurs flux, soit un système de Ged avec des corbeilles prédéfinies —, d’autre part à des métiers « très documentés » confrontés à d’importants volumes (dossier de crédit, de souscription en énergie, télécoms ou encore banque et assurance).

Pas de mauvaise surprise pour ces types de projets qui sont bien cernés par les clients, tant en déroulement qu’en retour sur investissement (ROI). Cependant, « nous abordons depuis un an le marché des établissements de soins », précise Eric Jamet ; « il se montre plus complexe, avec des documents tels que des radios, des comptes rendus, des annotations, etc. »

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Très tôt avoir une vision du coût

Mickael Sansiquier se montre très circonspect devant un client voulant « tout numériser ». « Avec une telle approche, le projet risque fort de ne jamais voir le jour », déplore-t-il ; « il faut très tôt avoir une vision du coût et du retour sur investissement ». Entendez : si des documents ne sont pas consultés, autant les laisser en archivage physique. Si des consultations épisodiques sont à prévoir, on peut y répondre par une numérisation à la demande. La numérisation complète sera assurée pour un fonds très consulté.

En même temps, on peut aussi prévoir de numériser telle partie de fonds en priorité.

Les cas d’externalisation dans le secteur public sont de plus en plus fréquents, avec appels d’offres et cahiers des charges à l’appui, observe Eric Jamet, « c’est une vraie tendance ». Elle tranche avec un passé récent où la DSI se chargeait de l’opération de numérisation.

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Définit les responsabilités

S’appuyer sur une convention de numérisation n’est pas systématique. Pour des documents à caractère non engageant, où la traçabilité n’est pas déterminante, on ne monte pas à ce niveau de formalisation, on s’en tient à des spécifications fonctionnelles d’ordre informatif.

Avec tout de même, précise Eric Jamet, un travail en comité de pilotage qui définit rigoureusement le champ des responsabilités. Prise en charge, délais, flux et cadences, dimensionnement des équipes : « Tout cela est précisé et négocié et fait partie de la signature du contrat ».

En revanche, dès que l’on se place dans le cadre de la norme NF Z 42-026 sur les prestations de numérisation fidèle, une convention est adoptée. L’on passe encore à un cran supérieur si l’on veut une copie fiable, avec un système d’archivage électronique (NF Z 42-013). Alors la destruction des originaux est envisageable. Un nombre croissant de demandes vont dans ce sens.

Et parallèlement, la destruction peut être courante, par exemple pour un document comme le chèque, selon le délai réglementaire.

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Logistique

Mais l’activité de numérisation suppose aussi de la logistique. « Nous avons notre propre flotte de véhicules pour le transport des documents », déclare Mickael Sansiquier. En fait, les coûts se révèlent moins élevés quand Pro Archives Systèmes travaille dans ses propres centres et non sur le site du client. Dans un centre, on peut davantage compter sur une équipe stable, qui peut même avoir l’avantage d’être spécialisée. C’est le cas du centre nantais en ce qui concerne les dossiers de ressources humaines (RH). En outre, le prestataire peut plus facilement y répartir les charges de travail, mieux utiliser ses ressources.

Si Tessi n’assure pas elle-même le transport, elle l’orchestre et en est garante. Le « tri service arrivée » (TSA) de La Poste est beaucoup utilisé.

La traçabilité dans l’ADN

La question de la sécurité est bordée : tout collaborateur signe une clause de confidentialité — « C’est le minimum requis », affirme Mickael Sansiquier —, et l’on applique la norme NF Z 40-350 sur les prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents (confidentialité dès l’enlèvement chez le client, traçabilité, cartons anonymisés, manipulation par les seules personnes chargées de la prestation, etc.). L’agrément hébergement de données de santé (HDS) comporte aussi son lot de contraintes… qui rassurent les clients.

De plus, un plan de continuité d’activité (PCA) apporte une garantie supplémentaire.

D’une manière générale, la traçabilité est dans l’ADN d’un prestataire en numérisation.

L’approche globale n’empêche pas de faire du spécifique. Par exemple, illustre Tessi, pour tel organisme, le flux de la direction générale sera préidentifié et traité isolément dans le workflow. L’automatisation est de toute façon privilégiée, d’autant que les technologies le permettent, avec un recours croissant à l’analyse sémantique.

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Contrôle qualité

L’indexation, la plupart du temps, se cale sur le plan de classement fourni par le client, accompagné de règles de nommage. Les documents peuvent être typés manuellement ou via un applicatif de reconnaissance de caractères (OCR). « Toute anomalie est gérée au cas par cas avec le client », ajoute Mickael Sansiquier.

Quant au contrôle qualité, il est effectué de trois manières : manuellement, automatiquement, via des applicatifs (suppression des pages blanches, rotation pour redresser l’image dans le sens de la lecture, etc.), ou aléatoire. Ce contrôle aléatoire est humain, pour vérifier la conformité, la lisibilité… 2 % à 3 % des documents y sont soumis.

Ce contrôle peut être adressé en « reporting » aux clients. Mais les demandes de reporting varient d’une campagne de numérisation à l’autre. Il s’agit parfois de demandes très pointues (signaler les documents déchirés, par exemple), dont là encore il faut anticiper l’impact économique. « Plus on ajoute de contrôles, plus on alourdit la facture », insiste Mickael Sansiquier. En fait, on se situe ici dans une démarche de mesure du niveau de risque : quelle marge d’erreur est fonctionnellement, économiquement, juridiquement tolérable ?

Ce qui reste constant dans un reporting a trait aux flux. Ce reporting est journalier, hebdomadaire ; pour une reprise de masse, il sera par quinzaine, par mois… Ceci pour connaître le nombre de conteneurs traités, le nombre de dossiers.

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PDF, Ged ou API

Pour la livraison finale, le format est évidemment donné en amont. « C’est le plus souvent en PDF, soit à 95 % », observe Mickael Sansiquier, « ce format ayant l’avantage d’être exploitable par n’importe quel système ». XML ou CSV sont réclamés lorsqu’une intégration est prévue.

Tessi privilégie une restitution dans une Ged. Elle est en mode hébergé si le client le souhaite, et les utilisateurs y traitent leurs flux (possibilité de corbeilles). C’est affaire de types de projets. Si le traitement des documents est très lié à un système métier, le prestataire fournira, à travers une API, des fichiers indexés, avec images et métadonnées.

Du côté de Pro Archives Systèmes, le support de livraison le plus commun est le disque dur, il est en tout cas dominant pour les reprises de masse. Il arrive que l’on recoure à des clés USB — 32 Go ou 64 Go représentent un volume appréciable de documents. Il est moins fréquent que les clients souhaitent du flux (par SFTP, CFT).

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Quelques conseils :

1. Que l’on envisage une numérisation simple ou avec copie fidèle, il faut tout cadrer dès le départ
2. Définir un cahier des charges le plus précis possible, avec des responsabilités clairement partagées
3. Le CDC intègre les éléments de décision concernant la prise en compte des données personnelles (RGPD)
4. Savoir que les premiers tests de numérisation feront de toute façon ressortir la nécessité d’ajustements