Gouvernance de l’information : quelles tendances ? Quels métiers ?

Serda-Archimag a publié son 10e rapport sur la gouvernance de l’information. Une décennie au cours de laquelle la démarche de gouvernance de l'information s’est peu à peu imposée dans les organisations privées et publiques. Avec aujourd’hui de nouvelles tendances, présentées dans ce dossier, notamment en matière de signature électronique et de numérique responsable. Parallèlement, une norme Iso est en préparation, nous révèle Noureddine Lamriri, coordinateur Iso du groupe de travail sur ce sujet. Sur le terrain, du records manager au responsable de la sécurité des systèmes d’information, en passant par le délégué à la protection des données, différents métiers sont partie prenante. Ils sont décrits par ceux qui les exercent.

Temps de lecture : 10 minutes

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Sommaire du dossier :

gouvernance-information-enquete 10e anniversaire ! Serda-Archimag a en effet publié son 10e rapport annuel sur la gouvernance de l’information (GI) numérique, des documents et des données. Notre enquête, née en 2011 et menée tous les ans auprès de plus de 300 organisations publiques et privées, mais aussi d’associations et d’ONG, avec plus 40 questions, permet de produire un véritable baromètre construit autour des programmes de gouvernance, de leurs enjeux et de leurs modèles de mise en œuvre, et met en évidence également des sujets émergents, critiques, incontournables et innovants.

En effet, beaucoup d’organisations ont désormais un environnement numérique pour réaliser la totalité de leurs activités, pour autant, on voit que les évolutions des pratiques et l’atteinte des bénéfices promis par cette transformation digitale restent au cœur des enjeux ; c’est ce que nous disent les résultats de l’enquête gouvernance de l’information 2021.

Trop de silos et peu de collaboration : une gestion de l'information éclatée

Il y a 11 ans, au lancement de notre première enquête sur la gouvernance de l’information numérique, nous ne pensions pas inaugurer un cycle de dix ans de publication…

Nous avons démarré à partir du constat que beaucoup d’organisations, publiques ou privées fonctionnaient surtout de manière éclatée en ce qui concernait la gestion de l’information : les ressources de documentation, d’un côté, la cellule de veille, de l’autre, la gestion des courriers entrants, la conservation des archives, la gestion des documents courants ou l’animation de communautés éparpillées dans les équipes métier…

Bref, trop de silos et peu de collaboration entre les activités et les équipes, y compris celles des professionnels de l’infodoc.

Gouvernance mixte

Dès son origine la notion de gouvernance de l’information numérique défendait l’idée d’un fonctionnement construit selon le principe d’une stratégie et d’une coordination plus centralisées et une mise en œuvre progressive appuyée sur des modes de fonctionnement variables : centralisé, décentralisé ou mixte (décentralisation dans certains métiers, plus centralisé dans d’autres…), et appuyé par un outillage complet et connecté.

Les résultats de 2021 mettent en évidence pour 41,7 % (graphique ci-dessous), l’adoption d’un modèle de gouvernance mixte avec une politique documentaire commune pour certains documents et des spécificités par direction, ce qui permet d’adopter un mode de fonctionnement équilibré et adapté aux métiers et fonctions exercés dans les entreprises.

Le choix d’une direction centralisée qui gère l’ensemble de la politique documentaire reste l’apanage d’organisations en grande partie liées à certains secteurs d’activité. Ce qui recule : le mode de gouvernance décentralisée dans chaque direction, moins de 22 %.

Les modèles externalisés ou hybrides ne sont pas aujourd’hui retenus dans nos organisations.

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Les virages de la gouvernance de l'information

Dix ans d’enquête annuelle plus tard, et grâce aux plus de 3 000 répondants émanant d’entreprises privées, d’administrations, de collectivités, d’établissements publics et d’associations, le résultat permet de partager un « baromètre » complet mesurant tant la progression du périmètre couvert par la GI, que la position de sujets émergents, matures ou arrivés à maturité, et de voir, notamment cette année, de véritables virages s’opérer.

Ainsi en dix ans nous avons vu se consolider les axes majeurs de la GI numérique, ses défis et, a contrario, ses niveaux de résistance, notamment au niveau du management ou de la prise de décision en matière de pilotage.

Ce baromètre annuel nous permet aussi de suivre l’apparition des nouveaux sujets, les progrès d’autres, passés du statut de sujets émergents en 2018, comme la digital workplace, la robotic process automation (RPA) ou l’intelligence artificielle (IA), à celui de sujets fondamentaux, au même titre que la conformité ou la gestion électronique de documents (Ged), voire à celui de sujets essentiels, comme le sont devenus les data et la sécurité des informations en 2020 et 2021.

Le premier zoom que nous proposons de partager est celui de la croissance forte de l’enjeu qualifié de « maîtrise des risques liée à la gestion des documents et de l’information » :

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C’est une des plus fortes croissances en dix ans, avec dorénavant une deuxième position, juste derrière l’enjeu « accès et partage de l’information et des connaissances ». Il est parti de très bas, 4 % en 2011, un premier palier a été atteint en 2014 à hauteur de 28 %. Aujourd’hui, il s’impose comme un enjeu prioritaire pour 51 % des répondants (soit plus de 3 points par an depuis sept ans !).

Cette croissance de la notion de maîtrise des risques en matière d’information est en partie due à la part de plus en plus active des managers dans les réponses à notre enquête, 45 % cette année, contre 30 % il y a encore six ans.

Prise de conscience généralisée

Mais c’est aussi la prise de conscience généralisée dans beaucoup d’organisations privées comme publiques des risques de pertes d’informations et de données, d’absence de traçabilité efficiente au niveau des documents, de manque de suivi dans les usages et dans les modes d’exploitation des documents et des données… Cette dimension sécurité intégrée à un programme de gouvernance est une nouveauté depuis trois ans, et déjà mature en 2021.

On peut aussi parler de défi lancé à la GI en tant qu’équilibre à maintenir entre le besoin d’ouverture et de partage pour une meilleure efficacité quotidienne de chacun, et celui de la maîtrise des risques, du contrôle et des règles de sécurité, notamment d’accès aux informations pour préserver les systèmes, les informations, les traces des activités exercées et leurs résultats pour les organisations.

Les effets négatifs des risques liés à la gestion de l'information

Nos répondants expriment des positions très concrètes sur les effets négatifs des risques liés à la gestion de l’information. Ainsi, la perte de données est identifiée pour 3 répondants sur 4, suivie à bonne distance de l’atteinte à la réputation de son organisation (54 %) :

Accès à distance et en mobilité

Autre croissance majeure due à nos comportements, nos pratiques qui ont fortement changés depuis dix ans : nos environnements de travail sont entièrement numériques et nous attendons des offres de service qu’elles favorisent la mobilité et l’accès à distance à nos applications métier, nos espaces de travail et nos échanges avec nos équipes, nos partenaires et nos clients. D’où le bond en avant de la recherche d’accès en situation de mobilité :

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En effet, il y a six ans, l’accès à distance restait une demande réservée soit dans le cadre de certains secteurs d’activité, soit de fonction nécessitant de pouvoir accéder à son espace de travail hors bureau. 12 % des répondants étaient dans ces situations en 2015.

En 2021, nous sommes presque 3 sur 4 à le demander. Sans doute la crise sanitaire et ses conséquences en termes d’organisation du travail, notamment le recours fortement « recommandé » au télétravail, y sont pour quelque chose, mais cela traduit aussi le fait que cela ne s’est pas avéré si facile depuis mars 2020 quand il a fallu le mettre en application à grande échelle.

Gouvernance des documents et des données

Autre évolution majeure en 2021 et qui concerne le périmètre même de la GI numérique : on peut dorénavant légitimement parler de gouvernance des documents et des données :

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En effet, pour un répondant sur 3 (46 %, plus 31 %), la couverture de la GI numérique intègre les données : « oui, c’est inclus » pour 30,6 % et, pour 46 %, « oui, de manière partielle » ciblant certains types de données (données à caractère personnel, données métier…). Au total, 77 % votent pour un périmètre de la gouvernance englobant les données au même titre que les documents.

On attend donc dorénavant des programmes de GI numérique qu’ils visent à contrôler l’ensemble des données collectées : traitements, problématiques liées à la maîtrise des data, cycle de vie, accès et modes d’exploitation, usages… Autant de sujets qui s’intègrent pleinement et auxquels s’ajoutent la mise en qualité, la conformité, jusqu’à la conservation et l’élimination.

Une autre traduction de cette évolution majeure est illustrée par la désignation de la fonction de pilote de la gouvernance. Les réponses plébiscitent globalement toujours la direction des systèmes d’information comme pilote, mais font apparaître des fonctions de pilote des data qui prennent le pas sur les fonctions plus documentaires : data office manager, responsable de la gouvernance de la donnée, délégué à la protection des données (DPD ou DPO) et même direction des données numériques.

Légitimité de la signature électronique

Parlons d’outillage technologique. Comment ne pas passer à côté d’un des points majeurs de ces derniers mois, la signature électronique ?

En effet, plus qu’une croissance, elle connaît une réelle légitimité due en grande partie au contexte de travail à distance qui s’est installé depuis plus d’un an dans le cadre de la crise sanitaire, avec des pratiques de plus en plus répandues des visas électroniques. C’est aussi le résultat de plusieurs années passées par les organisations à digitaliser leurs processus de travail et à déployer des workflows d’instruction pour tout ou partie de leurs activités.

La signature électronique, appuyée pour certains sur le recours au parapheur électronique (surtout dans les secteurs publics), s’est donc imposée de fait en 2020. On est passé de 38 % de projets engagés ou prévus à 51 %. Certes, on est encore loin d’une couverture complète. Les usages portent en priorité sur certains circuits, comme les marchés publics où elle est déjà en place (obligation réglementaire, pour ceux qui auraient oublié) (voir le graphique ci-dessous).

Elle est présente pour presque 30 % dans les contrats fournisseurs, tous secteurs d’activité confondus. Elle équipe 1 organisation sur 5 pour les contrats clients (20,4 %, avec une progression de 4 points), et 19 % des conseils d’administration ou assemblées.

Mais le plus représentatif est que pour 22 % des répondants, l’usage de la signature électronique est déployé pour tout ce qui est engagement.

Sobriété numérique

Nous souhaitons aussi mesurer la compatibilité entre la GI numérique et la sobriété numérique au sein des organisations publiques et privées, car c’est pour nous un des challenges essentiels des prochaines années.

Une de nos convictions nous porte à construire des politiques de GI numérique avec des programmes de dématérialisation et des choix d’infrastructures écoresponsables. Reste que ce sujet semble encore bien loin d’être une réalité dans la majorité des organisations. Ainsi, pour plus de 80 %, aucun bilan carbone n’a encore été réalisé au sein de leurs organisations :

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Les éléments qui pourraient structurer une démarche de dématérialisation plus écologique portent surtout sur un besoin d’acculturation, de sensibilisation, avant de passer à des étapes de mesure permettant une réelle de prise de conscience et la traduction en pratiques plus responsables :

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Il y a sur ce sujet beaucoup d’étapes à franchir ; le fait que la réglementation soit au rendez-vous — examen en cours de la loi visant à « réduire l’empreinte environnementale du numérique en France » — nous porte dorénavant à qualifier de responsable la GI numérique.

>>> Découvrez l’intégralité du rapport 2021 sur la gouvernance de l’information numérique en cliquant ici <<<

Caroline Buscal
Directrice Serda Conseil