Boostez l’efficacité de votre veille en la personnalisant

Comment opter pour le produit de veille le plus efficace ? Le mail reste-t-il le meilleur moyen de diffuser votre veille ? Quels sont les canaux de diffusion les plus pratiques en fonction des profils de vos clients ? Personnaliser votre veille apporte une bonne part des réponses. Voici pourquoi la personnalisation de vos produits de veille est le meilleur moyen de la booster, mais aussi comment faire pour qu'elle ne deviennent alors pas trop chronophage. Découvrez également dans cet article 3 outils de veille gratuits pour personnaliser efficacement votre veille.

Découvrez Le Push du Veilleur, la newsletter thématique gratuite d'Archimag dédiée aux veilleurs et aux documentalistes !

Pourquoi personnaliser sa veille ?

Le développement d’internet et des médias sociaux a bouleversé le rapport à l’information des professionnels. Entre les articles de journaux consultables gratuitement, les médias sociaux, les vidéos et les tutoriels, chacun est à même de faire sa veille, avec il est vrai plus ou moins de bonheur.

Déjà confrontés à une surcharge informationnelle, les professionnels ont de moins en moins de temps pour lire les livrables de veille qu’ils reçoivent, et ceux-ci s’accumulent dans leur boîte aux lettres, surtout lorsqu’ils couvrent un domaine large et qu’ils ont conservé le format « classique » du document Word (ou PDF) envoyé par mail.

Les veilleurs doivent se réinventer

Dans ce monde en mutation, les veilleurs doivent se réinventer, pour mettre en avant la valeur ajoutée de leurs services. L’une des pistes consiste à suivre au pied de la lettre la règle d’or de la veille, telle qu’elle fut énoncée par Michael E. Porter, de Harvard Business School (Rouach, Daniel. La veille technologique et l’intelligence économique. Presses Universitaires de France. 1996):

« Donner la bonne information à la bonne personne, au bon moment, pour prendre la bonne décision ».

Suivre cette règle d’or revient à personnaliser au maximum ses produits de veille.

Cette personnalisation passe par la prise en compte des besoins précis de ses différents clients, mais aussi par un mode de diffusion adapté à la façon dont ils s’informent :

Quel terminal utilisent-ils de façon privilégiée (smartphone, tablette, ordinateur…) ?
Sont-ils un peu geeks ou définitivement accros au mail ?
Est-il préférable de choisir un envoi des résultats en mode « push » (mail…) ou en mode « pull » (mise à disposition sur une plateforme de curation, un blog…), etc.

Autant de questions qu’il importe de se poser si l’on veut coller au plus près aux attentes de ses clients.

> Lire aussi : Quel logiciel de veille choisir ?

Autonomiser ses utilisateurs

Mais comment faire en sorte que la réalisation de plusieurs veilles personnalisées ne soit pas trop chronophage, si l’on décide de les proposer en complément de la veille généraliste que l’on offre déjà – en attendant qu’elles la remplacent ? En réorganisant sa façon de travailler et en tirant parti des multiples outils disponibles.

L’objectif à notre avis est d’essayer, autant que faire se peut, d’autonomiser ses utilisateurs, en leur offrant un accès à une sélection personnalisée et très ciblée de ressources.

Le temps que l’on consacre traditionnellement à la réalisation du livrable est ici attribué essentiellement à la sélection des articles, que l’on peut « taguer » avec un ou plusieurs mots-clés, pouvant désigner la thématique ou le destinataire…

Une tâche plus intéressante – et plus valorisante – que les fastidieux copier-coller dans Word de liens menant vers un grand nombre de documents ! D’autant que cette tâche exploite bien la valeur ajoutée du veilleur, à savoir le sourcing et la sélection des documents pertinents.

3 canaux pour diffuser une veille personnalisée

Pour diffuser cette sélection, que l’on peut aisément personnaliser de façon très fine, plusieurs canaux peuvent être choisis. Nous en présenterons trois dans cet article, pouvant être mis en place gratuitement et de façon très rapide, et qui sont susceptibles de répondre à ces besoins bien spécifiques de veille personnalisée.

Deux d’entre eux peuvent être réalisés en utilisant Inoreader, l’agrégateur de flux lancé en 2013 par la société bulgare Innologica. L’outil dispose de fonctionnalités riches et innovantes (Les fonctionnalités d’Inoreader ont en particulier été décrites de façon détaillée par Christophe Deschamps dans plusieurs tutoriels, sur son blog Outils Froids). Inoreader est proposé en mode freemium, avec une version gratuite et plusieurs versions payantes, la plus complète étant disponible à moins de 50 euros par an. Un investissement très modéré au regard de l’étendue de ses possibilités.

L’outil permet en particulier de taguer les articles que l’on sélectionne avec un ou plusieurs mots-clés. Ces articles peuvent ensuite être rassemblés d’un simple clic sur le mot-clé. Mais ils peuvent aussi être diffusés à leur destinataire, sous différentes formes.

1. Les pages HTML personnalisées d’Inoreader

Pour qui ? → Pour les clients qui veulent suivre à leur rythme un flux d’actualités sur un sujet précis

veille-personnalisation-inoreader Parmi les fonctionnalités innovantes d’Inoreader, figure la possibilité de créer automatiquement, pour un mot-clé ou un dossier donné, une page HTML qui rassemblera tous les articles que l’on aura tagués avec un mot-clé, ou tous les articles des flux que l’on aura rassemblés dans un dossier.

Pour générer l’adresse de cette page HTML – qui sera accessible à toutes les personnes disposant du lien –, il suffit de cliquer droit sur un tag ou un dossier que l’on a créé et de choisir l’option « Obtenir le code HTML à intégrer ».

On peut alors envoyer l’adresse de cette page (par mail…) à son client, afin qu’il l’enregistre une fois pour toute dans ses favoris. A chaque fois qu’il ouvrira cette page, il pourra découvrir les derniers articles tagués classés par ordre ante-chronologique, sans avoir besoin d’utiliser Inoreader.

La page est en accès libre, mais elle n’est pas indexée par les moteurs de recherche (fichier Robots.txt) et il est a priori impossible d’y accéder si l’on ne connaît pas son adresse…

Quelques remarques sur ce service :

La version payante d’Inoreader permet de personnaliser l’apparence de la page, en ajoutant par exemple un logo (ou un bandeau que l’on aura créé pour marketer son service), en choisissant le titre de la page, la couleur de l’arrière-plan, du texte, etc. ;
Inoreader ne se contente pas de donner l’adresse HTML de la page : il affiche également son code HTML, ce qui permet d’intégrer cette page sur un site web (intranet…) ;
Dans la version gratuite d’Inoreader, les seuls articles que l’on peut taguer sont ceux que l’on sélectionne dans les flux auxquels on est abonnés. La version payante en revanche offre la possibilité d’enregistrer dans l’agrégateur une page web (et non un flux RSS) que l’on a découverte lors de sa navigation sur internet. Une fois enregistrée, cette page figure dans un dossier spécifique (“pages web enregistrées”) et peut être taguée. C’est un moyen simple d’ajouter dans les résultats de sa veille des informations découvertes hors d’Inoreader ;
Les informations contenues dans la page HTML sont définies par le flux RSS de la source. Certains flux proposent pour chaque article image et informations détaillées, quand d’autres se limitent à la première phrase. Il est malheureusement impossible sur Inoreader de modifier d’une façon ou d’une autre les informations contenues dans le flux.
Si l’on tient à modifier ces informations pour rendre l’ensemble plus homogène (en supprimant les images, ou en écrivant son propre résumé par exemple), une astuce consiste à passer par l’intermédiaire d’un autre outil, tel que Diigo : depuis l’interface d’Inoreader, on peut enregistrer les articles sélectionnés dans Diigo (en réécrivant un texte…) et leur attribuer un mot-clé. On intégrera ensuite dans Inoreader le flux RSS généré par Diigo pour le mot-clé, à partir duquel on pourra générer une page HTML.

2. Le flux RSS

Pour qui ? → Pour les clients un peu geeks, souvent en mobilité

veille-personnalisation-inoreader-smartphone Inoreader permet, y compris dans sa version gratuite, de créer un flux RSS sortant pour un mot-clé ou un dossier que l’on a créé ; il suffit pour ce faire de cliquer droit sur le tag et de choisir l’option « obtenir le flux RSS ».

Lorsque le destinataire de la veille est quelqu’un d’un peu geek, habitué à consulter l’information depuis un smartphone ou une tablette, on aura tout intérêt à le rendre plus autonome en paramétrant pour lui son propre agrégateur Inoreader.

On pourra y mettre quelques flux que l’on aura créés spécifiquement pour lui et, pourquoi pas, les flux de quelques sources très ciblées que l’on aura identifiées sur le sujet. Le client pourra accéder aux résultats de sa veille depuis son smartphone ou sa tablette, via une interface agréable et conviviale.

Une remarque sur ce dispositif :

Lorsque Inoreader génère un flux à partir d’un mot-clé, il indique systématiquement comme origine de l’article « nom-du-tag via nom-de-l’utilisateur-qui-a-créé-le-tag ». Il faut cliquer sur le titre de l’article pour connaître le nom de la source.
Ce qui peut être rédhibitoire pour un professionnel de l’information l’est un peu moins pour le destinataire de la veille, puisque les articles de son flux ont été sélectionnés spécifiquement pour lui par le veilleur.

3. eLink : plateforme de curation et newsletter

Pour qui ? → Pour des livrables personnalisés en mode « push » ou « pull »

Plusieurs outils permettent aujourd’hui de publier les résultats issus de sa veille sur une page HTML - qui peut, selon les cas, être indexée ou non par les moteurs de recherche - ou d’envoyer le livrable correspondant par mail.

Les caractéristiques et les fonctionnalités de ces outils diffèrent notablement entre eux, certains mettant l’accent sur les options de mise en page du livrable, d’autres sur la possibilité de modifier son contenu, etc.

veille-personnalisation-elink Nous avons choisi de présenter dans cet article eLink.io, un outil proposé en mode freemium qui permet, pour la version gratuite, de publier les résultats de sa veille sur une page HTML, en indiquant si celle-ci doit ou non être indexée par les moteurs.

Une fois inscrit sur le site, il suffit de choisir le modèle (ou template) que l’on souhaite adopter et de coller les URL des pages que l’on a sélectionnées. eLink va chercher à la source image et extrait, pour en proposer un aperçu. Sinon, une extension Chrome permet d’ajouter les pages à la volée. La page ainsi générée peut faire office de livrable.

La version professionnelle d’eLink (144 dollars par an) offre de nombreuses fonctionnalités complémentaires, parmi lesquelles la possibilité de choisir des articles à partir d’un flux RSS (on pourra par exemple utiliser le fil RSS sortant généré par Inoreader, pour rassembler dans un livrable les articles tagués avec un mot-clé) ou d’intégrer des documents stockés sur son ordinateur. De nombreuses options de personnalisation sont offertes.

Surtout, eLink permet l’envoi du livrable sous forme de newsletter, via des outils d’emailing comme Gmail ou MailChimp (qui offre des fonctionnalités puissantes en matière de gestion des fichiers et de statistiques…).

Et pour les irréductibles de la veille personnalisée par mail

Au final, ces quelques exemples montrent que le veilleur à tout intérêt aujourd’hui à se rapprocher de ses clients pour comprendre leurs pratiques de recherche et de veille, et personnaliser ses produits en conséquence.

veille-personnalisation-flashissue De nombreux outils gratuits ou bon marché peuvent lui permettre de diffuser des résultats de veilles très ciblées sur des supports qui peuvent être différents : page HTML pouvant par exemple être intégrée dans l’intranet, blog, flux RSS...

Et pour les irréductibles qui ne connaissent que le mail, il reste encore la solution de créer pour eux un mail avec une mise en page soignée, qui pourra mener par exemple vers les pages HTML des différentes veilles personnalisées. Une bonne façon de mettre en avant les services que l’on offre !

Béatrice Foenix-Riou
Recherche-eveillee.com