Banco pour l'externalisation des archives de la Caisse d’Epargne Rhône-Alpes

La Caisse d’Épargne Rhône-Alpes a externalisé la gestion des archives produites par son réseau de trois cents agences régionales. Un choix qui lui a permis d’unifier ses flux informationnels et de se recentrer sur son cœur de métier.

La Caisse d’Épargne Rhône-Alpes compte près de 300 agences régionales. Cet important réseau lui permet de quadriller avec précision son marché et d’être au plus près de ses clients. Mais des agences génèrent également une importante production documentaire : dossiers de crédit, opérations comptables, documents issus des différents services de l’établissement bancaire, dossiers clients… 

À la suite d’une fusion avec la Caisse d’Épargne des Alpes en 2007, une question s’est posée avec acuité : que faire de ces archives ? Les conserver en interne ? Ou bien opter pour l’externalisation auprès d’un prestataire spécialisé ? La Caisse d’Épargne Rhône-Alpes a retenu la seconde solution à l’image de la majorité des Caisses d’Épargne de France qui optent, elles aussi, pour l’externalisation.
« Nous possédions alors un bâtiment dédié aux archives, mais il était devenu trop petit pour accueillir la production de tout notre réseau », souligne Farida Smej, directrice du département logistique de la direction des moyens généraux. La Caisse d’Epargne Rhône-Alpes opère en effet dans cinq départements français et sur de nombreux marchés : particuliers, entreprises, professionnels, associations, collectivités, promotion immobilière… Ses 3 000 collaborateurs s’occupent de deux millions de clients.

Audit complet du processus archivistique

Après avoir fait le choix de l’externalisation, la banque a passé un appel d’offres et consulté trois prestataires. Son choix s’est finalement porté sur Everial, partenaire régional. Dans son cahier des charges, la Caisse d’Epargne Rhône-Alpes a exprimé des besoins précis auxquels Everial a répondu par une série d’actions :

• audit complet du processus archivistique ;
• mise en place d’un plan d’action de reprise ;
• transfert des fonds d’archives ;
• traitement archivistique (tri, reclassement et reconditionnement) ;
• mise en place de procédures d’enlèvement avec une ramasse mensuelle de 150 mètres linéaires ;
• mise à disposition du portail client e.Services permettant d’effectuer des recherches, des commandes d’archives ainsi que des saisies d’inventaire.

Initié en avril 2011, ce projet d’externalisation s’est progressivement déployé. Le transfert des archives a commencé

au mois de janvier 2012 pour s’achever dix-huit mois plus tard en août 2013, d’abord sur le site de Brignais, à proximité de Lyon, puis sur celui de Grenoble en décembre 2013. Au total, ce sont 34 kilomètres linéaires d’archives qui ont été déménagés.

Besoins d’accès aux archives

Mais cette externalisation ne se limite pas au seul transfert de fonds : « Nous avons des besoins réguliers en termes d’accès aux archives, précise Farida Smej ; Everial a mis à notre disposition l’outil web e.Services. Lorsque nos agents ont besoin d’un document, ils adressent une demande à notre service d’archives qui communique avec Everial grâce à cette plateforme. Nous l’utilisons également pour procéder à des versements ». 
Les livraisons de documents sont programmées à J + 2. Des navettes sont mises en place entre le centre d’archives et les différentes emprises de la Caisse d’Épargne. La plateforme e-Services permet également de réaliser des reportings par direction et par activité. 
L’externalisation des archives a progressivement trouvé son rythme de croisière. Une tournée est désormais organisée chaque mois auprès des 300 agences du réseau pour collecter une série de documents : journées comptables, valeurs mobilières et contrats. En cas de pic d’activité, des tournées supplémentaires peuvent être mises en place pour des opérations exceptionnelles de tri ou de déménagement. 
Avant de parvenir à ce rythme de croisière, les collaborateurs du siège de la Caisse d’Épargne ont suivi une formation dispensée par le responsable de l’unité archives de la Caisse d’Épargne Rhône-Alpes. Celle-ci s’est étalée de juin 2012 à décembre 2013. « Il y a eu un accompagnement pour construire des modes opératoires au sein des différents métiers de l’entreprise. Ce travail de préparation avec les chefs de projet d’Everial s’est très bien passé », se réjouit Farida Smej. 

Phase de mutation

À l’image de ses concurrents, la Caisse d’Épargne continue de produite de nombreux documents au format papier. Mais l'établissement s’est lancé dans une logique de numérisation de ses dossiers réglementaires clients et de ses dossiers de crédit immobilier, et dans le développement de la signature électronique.
Cette phase de numérisation de documents papier est indispensable selon Philippe Navalon, responsable relations presse de la Caisse d’Épargne Rhône-Alpes : « Dans un monde en mutation, on ne peut pas passer du jour au lendemain du tout papier au tout numérique ! »
Trois ans après avoir opté pour l’externalisation de ses archives, la Caisse d’Epargne Rhône-Alpes estime en avoir tiré un certain nombre de bénéfices. L’accès unique aux stocks et aux flux d’information via la plateforme e-Services a permis d’optimiser les processus de gestion documentaire dans les le respect des normes et des réglementations.
Les collaborateurs de l’établissement bancaire peuvent désormais accéder à l’information par l’intermédiaire d’un outil installé sur l’intranet. Leurs recherches sont prises en charge par une équipe spécialisée. En bout de chaîne, la banque a pu se recentrer sur son cœur de métier.
Aux yeux de Farida Smej, le succès de cette externalisation repose sur un préalable : le prestataire doit comprendre l’ensemble des besoins archivistiques de son client. « Everial a su s’investir dans tous les domaines bancaires représentés par nos multiples activités transverses : activités crédit et épargne assurée par le réseau d’agences et les services supports du siège ».

+ repères
Le groupe Caisse d’Épargne

La Caisse d’Épargne rassemble 17 Caisses d’Épargne régionales sur le territoire français. Son réseau compte 4 197 agences bancaires qui accueillent 25,9 millions de clients. Ses activités concernent tout le domaine de la bancassurance : collecte et gestion de l’épargne, crédit, moyens de paiement, gestion de patrimoine, assurance… 
Son encours d’épargne est estimé à 359 milliards d’euros et son encours de crédit à 185 milliards d’euros (chiffres au 31 décembre 2012). 
En 2009, la Caisse d’Épargne a fusionné avec le groupe Banque Populaire pour donner naissance au groupe BPCE (Banque Populaire et Caisse d’Épargne). Il est devenu le deuxième groupe bancaire de France et compte 36 millions de clients dont 8,6 millions de sociétaires.